As 8 planilhas indispensáveis para a gestão do seu negócio

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planilha de gestão

Sua empresa conta com, pelo menos, uma planilha de gestão para ajudar no controle de atividades estratégicas ou essa ferramenta ainda é um elemento estranho? A gestão empresarial não é possível sem ferramentas para otimização, redução de erros e custos ou mesmo para orientação e mensuração de resultados. Como já dizia o célebre William Deming que “não se gerencia o que não se mede”.

Nas empresas abertas por necessidade ou familiares, contar com instrumentos de governança é fundamental para não se perder. Normalmente, esses empreendimentos são muito mais afetados por obstáculos como impostos, burocracia e a própria competitividade do mercado. Como fazer para se proteger e, ainda, se colocar em condições de crescimento?

É nisso que as planilhas, entre outras ferramentas de gestão, ajudam a “marcar o passo” e a formar um banco de dados para ajudar na tomada de decisão. Continue lendo e veja o que mais elas podem fazer pelo seu negócio!

A gestão empresarial e o uso de ferramentas

A gestão financeira empresarial deve ser incorporada e permear todos os setores. Ou seja, do estoque até as vendas, cada segmento deve contar com instrumentos e processos no sentido de otimizar o uso que fazem de seus orçamentos. Para tanto, as planilhas servem como um registro dos custos por setor, bem como dos resultados gerados em termos financeiros.

Esse registro, com o tempo e se bem administrado, tende a formar um histórico, pelo qual as lideranças poderão pautar estratégias de decisões. Administrar bem, nesse caso, significa atualizar as planilhas com frequência, de maneira a facilitar o acesso aos dados e a sua compreensão.

O uso de planilhas para a gestão de diferentes áreas

Ainda que sua empresa conte com um sistema ERP integrado, certamente esse sistema, em algum ponto, tomará planilhas como referência. Um bom exemplo disso é a gestão do fluxo de caixa, que começa pelo registro “ao vivo” de todos os lançamentos financeiros. Por isso, estruturar as operações com o apoio de planilhas serve como um ponto de partida para a gestão da empresa como um todo.

Assim como um automóvel, que precisa ter suas revisões documentadas para que se saiba o que fazer nas próximas, essas planilhas servirão, no futuro, como um referencial. Por sua vez, ao cruzar dados entre os registros, a empresa começa a ganhar inteligência de negócios.

É muito mais seguro gerir um empreendimento contando com métodos confiáveis do que apenas baseado no instinto. Assim, você diminui riscos, elimina incertezas e, no final, obtém resultados de forma muito mais previsível.

8 planilhas indispensáveis para uma gestão eficaz

A Serasa Experian é parceira do empreendedor brasileiro desde o momento da concepção do modelo de negócios até na hora em que decide expandir. Para apoiar em todas essas etapas, use nossas planilhas de gestão para começar um novo ciclo com muito mais controle.

Talvez você até já use uma planilha em algumas das áreas elencadas a seguir. De qualquer forma, a nossa sugestão é para que você não deixe de acessá-las e comparar com as planilhas que sua empresa vem utilizando. Certamente você encontrará, pelo menos, uma nova função que possa ser acrescentada aos seus registros.

1.Controle de vendas

A planilha de controle de vendas é o seu braço direito para decidir sobre o que fazer naquele momento em que as vendas caem e você não sabe identificar o motivo. Com ela, a gestão torna-se capaz de identificar, por exemplo, os itens e mercadorias com mais ou menos saída.

A partir disso, uma série de medidas podem ser tomadas. Promoções, liquidações e até ações de marketing de guerrilha podem ser definidas, a partir de um controle de vendas efetivo. Não parece interessante? Então, acesse o link, faça o download e comece a testar!

2.Livro de caixa

Falamos do fluxo de caixa mas você sabe onde deve ser feito o registro das entradas e saídas financeiras por meio dessa ferramenta? No livro de caixa! É por ele que sua empresa deverá acompanhar diariamente toda a movimentação em suas reservas. Da compra de uma simples caneta até a venda de um imóvel da empresa, nada deverá passar batido desse livro que, na prática, também é uma planilha de gestão.

3.Cálculo de horas trabalhadas

Com a planilha cálculo de horas trabalhadas, você terá o controle sobre um ponto sensível e que gera custos elevados: as horas extras. Dessa forma, poderá também controlar quanto sua empresa pagará de encargos, impostos e outras obrigações.

4.Controle de estoque

A gestão de estoque é a base para administrar bem não só compras e vendas, como a rede de suprimentos que abastece sua empresa. Para ajudar nessa tarefa, a planilha de controle de estoque é a ferramenta certa para extrair insights e até melhorar a relação com seus fornecedores.

5.Controle de gastos

Vimos logo no início que o controle financeiro é essencial para que a empresa se mantenha saudável. Nesse aspecto, a planilha controle de gastos será a sua melhor “conselheira” na hora de tomar decisões sobre investimentos e saber em que frentes de negócios sua empresa está tendo mais rentabilidade.

6.Prospecção de clientes

Você saberia dizer quantos clientes seu time comercial tem que prospectar para fechar uma venda? Para muitos gestores, a resposta para essa pergunta é um mistério, mas, felizmente, com a planilha prospecção de clientes é possível desvendá-lo sem truques.

7.Contas a pagar e receber

Um controle acessório ao do fluxo de caixa é o de contas a pagar e receber. Ele é fundamental para que a empresa possa se antecipar em questões estratégicas em médio e longo prazo.

Por exemplo, como saber se, daqui a seis meses, haverá receitas para cobrir pelo menos uma parte dos custos fixos? É uma das respostas que você tem, quando utiliza a planilha contas a pagar e receber.

8.Controle de produção

Essa é essencial para controlar a produção ou a compra de mercadorias, servindo também como orientação na prestação de serviços. Os dados contidos nela podem ser cruzados, por exemplo, com os de prospecção de clientes. Dessa forma, sua empresa poderá saber quanto deve produzir em um dado período para atender a uma nova demanda.

Uma planilha de gestão bem formatada e de fácil interpretação é o seu melhor ponto de partida para reduzir o desperdício e mitigar a falta de de controle. Nesse ponto, ninguém melhor do que a Serasa Experian para fornecer as melhores soluções.

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Publicada em 13/12/2019 - Fonte: Serasa Experian
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