Planejamento financeiro em pequenas empresas: como manter a saúde do seu negócio?

Saúde Financeira
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O planejamento financeiro para pequena empresa pode mudar as preocupantes estatísticas do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), que demonstram que 6 em cada 10 negócios fecham as portas antes de completarem 5 anos. A ausência ou insuficiência de um plano financeiro costuma ser a causa prejudicial do bom andamento de empreendimentos. Sem direção, controle e ações coordenadas, as metas e objetivos vão ficando cada vez mais distantes.

Os planejamentos financeiros de curto prazo não só sustentam o momento presente como também custeiam os planos de longo prazo. Assim, é possível visualizar, com antecedência, alternativas de crescimento e dar uma direção mais acertada para o negócio.

Se você é empresário e quer passar longe dos números negativos sobre fracasso nos negócios, fique atento às dicas deste artigo e se prepare para entrar em um ciclo muito positivo de planejamento. Boa leitura!

O ciclo financeiro da empresa

Também conhecido como “ciclo de caixa”, ele nada mais é do que o tempo entre pagamento de fornecedores e recebimento de vendas. Desse conceito já é possível extrair um raciocínio: quanto melhor a negociação que for feita com fornecedores para dilatação dos prazos de pagamento por matéria-prima ou serviços fornecidos, melhor. Assim, as chances de a empresa ter que usar o seu capital de giro para arcar com despesas operacionais é menor. Para calcular o ciclo financeiro, considere a seguinte fórmula:

Ciclo financeiro = Prazo médio dos estoques + prazo médio de recebimentos – prazo médio de pagamento.

Vejamos um exemplo hipotético de cálculo: um determinado empresário apurou os dados de fluxo de caixa, como prazo médio dos estoques de 60 dias; prazo médio de recebimento de 40 dias e prazo médio de pagamento de 45 dias.

Logo, aplicando a fórmula teremos: 60 + 40 – 45 = 55. Nesse caso, o ciclo financeiro é de 55 dias. Isso significa que, em 55 dias, a empresa terá de saldar suas faturas referentes à aquisição de insumos para seu funcionamento.

A meta de todo gestor financeiro deve ser reduzir esse ciclo, para que o retorno sobre o investimento seja maior. No exemplo, temos um ciclo de 55 dias, ou seja, em 360 dias ela gira 6,5 vezes. Após o pagamento dos fornecedores, a empresa acaba tendo que financiar suas atividades com seu próprio capital de giro.

Para manter o ciclo financeiro sob controle, algumas providências podem ser tomadas:

  • redução dos prazos de pagamentos relativos às vendas;
  • redução do prazo de financiamento dado a clientes;
  • aumento do prazo de pagamento aos fornecedores;
  • redução do prazo de estoque.

Ciclo operacional

Um conceito próximo é o de ciclo operacional, que soma todos os eventos referentes a uma operação empresarial, iniciando com a compra de matéria-prima, passando pela produção e venda até chegar no recebimento.

É uma média do período entre desembolsos para suportar as operações e as entradas de caixa com as vendas. Assim, parte, ou mesmo a totalidade do capital de giro, é financiada pelos fornecedores e seus prazos médios de pagamento negociados. A fórmula do ciclo operacional é:

Ciclo operacional = prazo médio de estocagem + prazo médio de recebimento.

O prazo médio de estoque é o tempo que a matéria-prima e os produtos finais ficam armazenados na empresa. Já o prazo de recebimento começa a contar na venda e vai até a empresa receber por ela.

Considere este exemplo: a companhia tem um prazo médio de estocagem de 50 dias e o de recebimento de 45 dias. Logo teremos 50 + 45 = 95 dias. Com esse ciclo operacional, entendemos que o negócio leva 95 dias para adquirir matéria-prima, produzir, vender e receber pelas vendas.

Ciclo financeiro versus ciclo operacional

As empresas, que ainda não têm ciclos financeiro e operacional definidos, podem começar de forma simples, olhando para o negócio, rascunhando entradas, saídas e prazos. Se precisar focar em apenas um ciclo, deve ser priorizado o financeiro, que é o ciclo de caixa.

Inicialmente, a sugestão é que sejam aplicadas as fórmulas dos ciclos. Elas dão um direcionamento para as avaliações que precisam ser feitas, indicando o caminho percorrido pelo dinheiro na empresa.

Vale frisar que diversos empreendimentos acabam estagnados justamente pela falta de conhecimento desses ciclos, especialmente o financeiro. O risco de não ter domínio sobre esse tipo de informação é o de haver uma defasagem entre prazos de entradas e saídas, prejudicando tomadas de decisão e o retorno financeiro tão esperado.

A necessidade de um planejamento financeiro

A saúde do negócio depende de planejamento e controle financeiro, tanto no presente quanto a médio e longo prazos. Compreender quais são as receitas e despesas, as projeções de gastos para o mês e para o ano, ter controle de gargalos financeiros. Tudo isso faz parte da gestão financeira e traz diversos benefícios ao negócio. Observe!

Integração com os dados do negócio

O controle financeiro produz coleta e produz dados que podem ser integrados com outros departamentos e se transformar em insumos para a tomada de decisão. Essa organização de todas as informações de fluxo de caixa, balanço e demonstração de resultado permite que o negócio como um todo tire proveito e se baseie em dados confiáveis para decidir os próximos passos rumo ao sucesso desejado.

Feedbacks precisos

A atividade de controle permite que o administrador perceba pontos de atenção e forneça feedbacks aos colaboradores da empresa. Ao notar algum desvio nas despesas, por exemplo, é possível tornar o fato conhecido e traçar, juntamente com demais envolvidos, novos caminhos para ajustar a rota.

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Bússola gerencial

Um bom planejamento financeiro acaba funcionando como um dos principais nortes de um negócio, auxiliando o empresário na missão de gerenciar. No controle financeiro, informações como resultado de exercícios anteriores podem ser utilizadas para ajudar a definir a forma de atuação para ter um período seguinte sempre mais próspero que o passado.

Avaliação do ambiente interno e externo

Além das fragilidades que podem ser percebidas a partir de respostas que só o planejamento e o controle financeiro podem dar, um outro ambiente pode ser observado: o externo. Ao planejar, será necessário entender a realidade macroeconômica e ampliar sua noção de mercado ao conhecer as tendências de consumo, decisões governamentais, concorrência, impactos de legislações ligadas a quesitos financeiros, entre outros.

Planejamento financeiro para PMEs na prática

Já está entendido que um plano financeiro ajuda o proprietário a gerenciar melhor o fluxo de caixa da empresa e se preparar para situações que podem gerar escassez de recursos, como flutuações sazonais nas vendas.

Esse planejamento é elaborado como parte de um processo geral de estratégia de negócios, que contempla metas e as diretrizes escolhidas para ajudar o empreendimento a crescer em determinado período, em geral no próximo ano.

O documento resultado desse processo é um planejamento estratégico — e não só financeiro —, que aponta caminhos para que a ideia do negócio seja viável e rentável, a partir de ferramentas de controle para garantir a saúde do caixa e também o cumprimento de metas de curto, médio e longo prazos.

Mas vamos com calma! É melhor acompanhar um passo a passo de como realizar um planejamento financeiro em uma pequena empresa. Acompanhe!

Metodologia para planejamento

Diversos são os métodos para definição de premissas e percursos estratégicos, mas algumas são mais simples e, por isso, mais indicadas para o empresário que não dispõe de departamentos especializados.

Bons exemplos são a 5W2H e suas sete perguntas sobre o que será feito: quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo. Além disso, use a Análise SWOT. Ela é muito útil para definir pontos fortes e fracos da empresa frente à concorrência. Outro modelo muito aplicado é o PDCA, que consiste em etapas cíclicas de planejamento, execução, monitoramento e ação corretiva.

Metas e ações organizadas

Adote uma planilha para controle de receitas e despesas e coloque uma meta para substituí-la por algo mais profissional e fácil de atualizar, como um sistema de gestão ou uma plataforma online.

Ao assumir maior controle sobre as finanças, haverá uma visão mais ampla da realidade do caixa. A partir daí será possível projetar melhor o comportamento financeiro futuro e traçar metas para fazer com que o dinheiro cresça.

Veja algumas metas que podem ser consideradas: fechar o ano com as contas no azul; pagar todas as contas em dia; abrir uma filial em outro bairro; lançar um outro produto no mercado; quitar empréstimos e não contrair novas dívidas. Ou quantitativos: aumentar faturamento em 15%; reduzir custo fixo em 5%.

Planos fora do papel

Colocar a estratégia em prática é essencial, especialmente para empresários que tendem a ter mais tino para o operacional. Mesmo com uma equipe pequena, ela deve ser envolvida porque diversas ações dependem de todos, como economia no uso de recursos, controle de estoque, atendimento ao cliente.

Conforme o planejamento for implementado, serão notadas oportunidades de melhoria. E isso fará girar a engrenagem de adaptação à realidade e de otimização de processos, fluxos e estratégias para conseguir responder ao novo que está sempre se apresentando.

Ações derivadas do plano

Não adianta ter um planejamento em nível estratégico e não trazê-lo para o plano das ações. Por isso é fundamental definir:

  • ações necessárias para alcançar os objetivos traçados;
  • cronograma (realista);
  • tarefas necessárias;
  • responsáveis pelas tarefas, conforme competência da equipe;
  • pontos para medição de resultados;
  • avaliação dos resultados alcançados.

O último passo, o de avaliação, assim como orienta o Ciclo PDCA, deverá nortear propostas de melhorias para os próximos momentos de vida do negócio. É o famoso agir a partir das lições aprendidas, tão essencial para o amadurecimento de gestores e de empresas.

Hábito de controle

Acompanhe custos fixos e variáveis, para verificar as possibilidades de redução de gastos. Os fixos são os que não se alteram em relação às atividades da empresa e os variáveis se modificam de acordo com o ritmo de operações.

Tendo isso bem controlado é possível analisar onde é possível diminuir ou eliminar, em termos de despesas. Da mesma forma, ficará mais claro o diagnóstico sobre os custos fixos, se são ou não altos demais para o nível das atividades.

Cenários diferentes

Não adianta insistir na projeção de uma realidade, sabendo que o mercado é dinâmico e que tudo pode mudar a qualquer momento. Por isso, é vital visualizar cenários diferentes, analisando a situação atual e vislumbrando outras possibilidades para realizar mudanças e tomar decisões mais acertadas, caso outros cenários se concretizem. Para isso, é preciso:

  • levantar despesas fixas e variáveis;
  • estabelecer metas, alinhar a base de gastos;
  • projetar ciclos operacionais e financeiros em diversos panoramas, incluindo crises e aumento expressivo da demanda.

Dicas para um planejamento financeiro eficaz

Os desafios do empresário não são poucos, mas algumas dicas podem ajudar nesse processo de estabelecer uma gestão apurada. Então, confira estes passos para alcançar um planejamento financeiro eficaz!

Separe finanças pessoais das empresariais

Bons administradores sabem que o caixa da empresa é “lugar sagrado” e nunca deve estar à disposição para retiradas pessoais. Inclusive as contas bancárias devem ser separadas.

Esse é um dos principais motivos de fechamento de portas prematuramente. Isso porque um verdadeiro caos financeiro pode ser gerado pela desorganização e falta de controle. Assim, o empresário deve definir quanto retirará do capital mensalmente, levando também para sua vida pessoal os ensinamentos aprendidos, a fim de garantir a saúde financeira nos negócios.

Crie um fundo de reserva

Ter uma reserva financeira poderá livrar o negócio de “maus bocados” e ajudará a enfrentar situações adversas, como uma crise ou até uma oportunidade de fazer um investimento. De repente pode ser necessário substituir um equipamento, reformar uma área da empresa ou contratar mais pessoal para atender a demanda. Como viabilizar financeiramente essas ações, com as contas apertadas?

Esses exemplos deixam claro que ser proativo na gestão financeira também é essencial. Emergências acontecem e garantir a continuidade dos negócios é questão de sobrevivência.

Use tecnologia a serviço do negócio

O planejamento e o controle financeiro exigem o acompanhamento de detalhes e a atualização constante de informações. Com softwares de gestão — que não precisam ser internos com a gama de oferta de plataformas online no mercado atual — é possível gerenciar o fluxo de trabalho, envolvendo todos os processos: financeiro, estoque, vendas, comercial e relacionamento com o cliente.

É preciso buscar por esse tipo de facilidade, que traz segurança da informação, análise de dados e possibilita de antecipar movimentos que serão necessários para a sobrevivência ou crescimento da empresa.

Busque consultoria especializada

Muitas vezes um proprietário entende tudo da ideia do negócio e da linha de produção, mas a rotina corrida acaba dificultando o acompanhamento próximo de aspectos financeiros. Nesses casos, avaliar a contratação de um consultor para a fase de planejamento e monitoramento financeiro faz todo sentido. Se for viável essa opção, a empresa ganhará em:

  • clareza sobre fluxo de caixa;
  • avaliação se há necessidade de criação de mais capital de giro;
  • processo de contas a pagar e receber;
  • noções de como traçar planos para um futuro próspero.

Erros comuns no planejamento financeiro em PMEs

A gestão financeira raramente é um tema dominado pelos empresários. Por isso é tão comum que eles caiam em armadilhas, tomem decisões ruins e enfrentem dificuldades.

Por isso, é importante ter consciência dos erros que prejudicam o planejamento financeiro, especialmente em pequenas e médias empresas. Isso facilita identificar, antes que o pior aconteça, que o caminho adotado não é dos melhores. Veja quais são os principais:

  • desconhecimento do saldo do caixa;
  • falta de controle de entradas e saídas;
  • não saber o valor do estoque;
  • não contabilizar a depreciação dos itens estocados e desconsiderar essa diferença na formação dos preços de venda e nos resultados financeiros;
  • não saber o total das contas a pagar e das contas a receber;
  • ausência de planejamento de pagamentos e recebimentos a médio e longo prazos;
  • não conhecer o valor das despesas fixas, por mais rotineiras e mínimas que sejam;
  • incerteza sobre os lucros da empresa;
  • envolvimento excessivo com o operacional, deixando questões mais estratégicas de lado;
  • não avaliar se o investimento realizado está dando o retorno esperado;
  • não calcular o custo e o preço de venda dos produtos/serviços;
  • não saber o valor patrimonial da empresa;
  • não contabilizar aquisição de equipamentos e materiais no patrimônio;
  • não saber o valor e a origem dos recebimentos;
  • não saber o valor e o destino dos pagamentos;
  • falta de noção sobre quais são as principais despesas e os maiores custos envolvidos na produção ou na prestação de serviços;
  • ignorar quais fornecedores são indispensáveis ao negócio e se o valor pago é recuperado na composição do preço de venda;
  • não determinar um valor fixo de prolabore para os sócios;
  • não administrar bem o capital de giro, deixando faltar dinheiro em caixa para honrar compromissos;
  • não fazer um fundo de reserva para demissões de funcionários e pagar os direitos trabalhistas;
  • não ter reserva para pagamento do 13º e férias dos funcionários;
  • não administrar os preços de venda de perto, perdendo oportunidade de flutuá-los de acordo com a demanda;
  • não estabelecer indicadores de desempenho;
  • ter metas muito flexíveis, que acabam não sendo o norte que deveriam ser para o operacional viabilizar o alcance dos objetivos estratégicos;
  • não estabelecer metas de melhoria de processos e de resultados financeiros.

A lista de dificuldades é extensa e realmente assusta. Por isso, lance mão de metodologias e ferramentas para simplificar os controles e gestão. Já foram apresentados métodos no início deste artigo, agora é a hora das ferramentas.

Ferramentas indispensáveis para o planejamento financeiro em PMEs

Felizmente existem mecanismos de controle financeiro para aliviar um pouco o peso da responsabilidade do empresário acerca desse assunto. Conheça algumas delas agora!

Fluxo de caixa

Medidas preventivas só podem ser tomadas, quando o cenário é totalmente conhecido, sendo possível prever alguns movimentos. O registro de fluxo de caixa é muito útil para essa finalidade, já que a avaliação de tudo o que entra e sai permite uma análise da saúde financeira da empresa, bem como sua preservação.

Não importa se os registros são diários, semanais ou mensais. O relevante é lançar todos os valores gastos e recebidos, averiguando como os números foram alcançados. A partir daí, pode-se identificar pontos fortes e fracos para chegar à sustentabilidade e à lucratividade desejada.

Capital de giro

A soma de todas as despesas que mantêm uma empresa em funcionamento e saudável economicamente é denominada capital de giro. O conceito tem uma característica cíclica, composta por pagar fornecedores, salários, insumos. O período se encerra — concretizando o chamado “giro”.

Por isso é fundamental ter a real noção de qual é a necessidade de capital de giro do negócio. Para isso, tenha muita clareza sobre a real demanda de custos fixos e variáveis em relação a esse indicador financeiro.

DRE e Balanço Patrimonial

A Demonstração do Resultado do Exercício consolida todas as informações levantadas pelas demais ferramentas de controle financeiro, além de ser uma obrigação legal. Já o Balanço Patrimonial é um recorte mais específico da realidade econômico-financeira da empresa. Elaborado uma vez ao ano, nele são contabilizados:

  • ativos e passivos, circulantes ou imobilizados;
  • contas a pagar e a receber;
  • investimentos, imóveis;
  • e outras representações de lucros ou prejuízos.

Ambos são poderosos instrumentos não só de prestação de contas, mas também para tomada de decisão sobre os rumos que o negócio deverá tomar.

Consulta a cadastros e Score de crédito

A consulta ao CNPJ e CPF, além do score de crédito de clientes — ativos ou potenciais — é uma ferramenta que permite um bom planejamento sobre vendas, acordos de dilatação de prazos, negociação de dívidas e crédito a ser concedido.

Quanto menor o risco, maiores as chances de as metas de lucratividade serem alcançadas. Por isso que é importante realizar consultas a bases cadastrais e de score de crédito de clientes para evitar inadimplência. Dados dessa natureza são de alto valor agregado por permitirem a tomada de decisão e o fechamento de negócios com mais certeza e segurança.

Como a Serasa Experian pode ajudar sua empresa a se planejar?

Ter um parceiro para fornecer inteligência de dados focada no acompanhamento da saúde financeira de uma empresa é uma carta na manga de empresários que buscam otimizar sua gestão.

No quesito decisão de crédito, a Serasa Experian é a maior referência em consolidação e análise de dados enviados por lojas, bancos e financeiras. Esse tipo de informação é valioso para apoiar negócios, porque apontam dívidas vencidas e não pagas, protestos de títulos, cheques sem fundos e registros negativos em órgãos oficiais.

O volume de consultas ao banco de dados disponibilizado é gigantesco — mais de 6 milhões de consultas diárias por mais de 500 mil clientes. Isso demonstra como o mercado já entendeu o valor desse tipo de informação para mitigar riscos e promover um melhor controle do negócio.

Esse suporte é um aliado para afastar o negócio de imprevistos, permitir a aproximação com clientes e situações que oferecem retorno positivo e contribuir para que as melhores decisões sejam tomadas em prol da sustentação e do crescimento empresarial. Pensar em planejamento financeiro para pequena empresa é isso: unir forças dentro e fora do negócio, para alcançar longevidade e sustentabilidade mediante um mercado dinâmico, que a todo momento apresenta desafios a serem superados.

Aproveite para contatar a Serasa Experian e conhecer a gama de serviços que ela oferece a empresas como a sua!

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Publicada em 09/10/2019 - Fonte: Serasa Experian
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