O guia completo para a gestão de sucesso em pequenas empresas

Gerenciar uma pequena empresa sempre pode ser um grande desafio. É normal que as decisões de gestão passem sempre pelo empresário. No entanto, é preciso contar com a equipe para alcançar melhores resultados e chegar a um patamar diferenciado. Como fazer isso?

Por meio de uma gestão efetiva e eficaz. Apesar da resposta parecer simples, ela envolve uma série de fatores que interferem na administração. Para equilibrar todos eles, é preciso conhecimento, preparação e planejamento.

Acha difícil levar em frente todos esses aspectos? Neste post você entenderá como colocar esse propósito em prática e de que forma ele beneficia o alcance do sucesso empresarial. Que tal saber mais?

O que é, de fato, uma pequena empresa?

Uma empresa de pequeno porte (EPP) consiste em qualquer negócio com receita bruta anual entre R$360 mil e R$4,8 milhões. Para o Sebrae, é considerada como a companhia entre 20 e 99 colaboradores — para a indústria — e entre 10 e 49 profissionais — para comércio e serviços.

O limite de faturamento da EPP é definido com base no mercado nacional. A empresa ainda pode continuar enquadrada nessa categoria se alcançar valores adicionais de exportação, desde que eles sejam de até R$4,8 milhões. Qualquer empresa acima desses números é enquadrada como de médio porte, enquanto as que estiverem abaixo disso são microempresas.

Os pequenos negócios têm ampla relevância na economia brasileira. Segundo o Sebrae, há 6,4 milhões de estabelecimentos no País, sendo 99% pertencentes às micro e pequenas empresas. Essas companhias respondem por 52% dos empregos com carteira assinada.

A maior parte delas faz parte do setor de serviços (41%). Em segundo lugar está a participação no comércio (37%). Os outros dados são: indústria (12%), construção (7%) e agropecuária (3%). Em 2019, as empresas desse porte são as que mais geram emprego e movimentam a economia.

Somente em maio de 2019, o setor criou 38 mil postos formais de trabalho, um saldo positivo. Apenas para comparação, as médias e grandes empresas apresentaram prejuízos no indicador, com demissão de 7,2 mil trabalhadores.

No acumulado dos cinco primeiros meses do ano, o total de novos empregos gerados por pequenos negócios chegou a 326,6 mil — um resultado 35 vezes maior que aquele registrado por outras companhias.

Em relação à participação no Produto Interno bruto (PIB), as pequenas empresas atingem 25% do total. No entanto, ainda existe espaço para alcançar um percentual maior, já que em países como Holanda, Reino Unido, Itália e Alemanha, o índice supera os 50%.

Para isso, é preciso elevar a rentabilidade e o faturamento por meio do acesso ao crédito, como determina o Sebrae. Na tentativa de reverter a realidade, o governo federal criou a Empresa Simples de Crédito (ESC), programa que permite abrir um negócio e emprestar recursos do mercado local.

A expectativa é a injeção de R$20 bilhões por ano em recursos a micro e pequenos empreendimentos. O dado indica uma elevação de 10%, se comparado a 2018. Nesse ano, a quantia atingida foi de R$208 bilhões.

Quais são os principais impostos que uma pequena empresa paga?

Esses negócios são regidos pela Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Criada em 2006, a ideia foi regulamentar as disposições da Constituição Federal e favorecer o tratamento diferenciado a essas companhias, com o objetivo de fomentar seu crescimento.

Para alcançar esse propósito, foram definidos quatro principais benefícios para proteger as empresas pequenas. São eles:

• desburocratização e simplificação;
• facilidade para acesso ao mercado;
• simplicidade para obter crédito;
• estímulo à exportação e à inovação.

Apesar disso, ainda é preciso pagar alguns impostos. Esse fator dependerá do enquadramento tributário do negócio. Se você optar por práticas de elisão fiscal — ou seja, dentro da lei —, poderá pagar menos e aumentar sua margem de lucro. Por isso, vale a pena conversar com um profissional especializado para elaborar um bom planejamento tributário.

Os tipos de regime tributário

O Brasil conta com três principais tipos de tributação. Definir qual é o melhor é a saída mais sensata para evitar o pagamento excessivo de impostos. Por isso, é importante conhecê-los. Veja como são definidos e suas características.

Simples Nacional

O regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos é aplicável somente a micro e pequenas empresas. O recolhimento de impostos é unificado e contempla:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): é cobrado pelo estado e com alíquota variável. Vai de 1,25% a 3,95%;
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): é calculado sobre o faturamento com índices que vão até 6,2%;
• Imposto sobre Serviços (ISS): incide pela Prefeitura e tem alíquota de até 4,65%;
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): pode chegar a 9%, mas vai até 2,53% para prestadores de serviço;
• Programa Integração Social (PIS): é de 0,38% para comércio e indústria e 0,57% para o restante;
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): incide para empresas que trabalham com produção ou importação. A taxa é baseada em tabela específica, mas para o Simples Nacional é de 0,5%;
• Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): voltado para a seguridade social. O índice vai de 2,75% a 7,82%;
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins): é calculado sobre o rendimento bruto, com alíquotas que variam de 1,6% a 2,63%. O que determina é a atividade exercida.

Lucro Presumido

Esse regime tributário se baseia em uma tabela de presunção da margem de lucro. A depender da atividade, vai de 1,6% a 32%. O IRPJ e o CSLL são apurados a cada três meses e a alíquota vai de 15% a 25% para o primeiro e de 9% para o segundo. Outros impostos pagos são:

• ICMS: vai de 7% a 18%;
• PIS: varia de acordo com a atividade da pequena empresa;
• IPI: depende de tabela específica;
• CPP: tem alíquota de 20%;
• Cofins: fica entre 3% e 7,6%.

Nem todas as empresas podem optar pelo Lucro Presumo devido a restrições de objeto social e faturamento. No entanto, é vantajoso para quem tiver certeza de que a margem de lucro for maior que a presumida.

Por outro lado, é impossível recuperar os créditos de PIS e Cofins. Isso porque a empresa está fora do sistema não cumulativo.

Lucro Real

O cálculo é feito com base no lucro efetivamente obtido. É um regime pouco vantajoso e só vale para empresas com margens lineares. Por outro lado, é obrigatório para alguns tipos de negócios, como instituições financeiras. Em relação às alíquotas, varia da mesma forma que no Lucro Presumido.

As vantagens do Simples Nacional

O benefício desse regime tributário é ter sido criado especificamente para pequenos negócios. Por isso, é menos burocrático e tende a oferecer menos carga de impostos. A cobrança é baseada em faixas de faturamento, para pagar mais quem tiver uma receita mais elevada.

Apesar de suas vantagens, o Simples Nacional é facultativo. Por isso, vale a pena fazer uma análise minuciosa. De toda forma, os principais benefícios de estar enquadrado nesse regime são:

• recolhimento facilitado por meio de arrecadação única;
• cadastro único de CNPJ, em vez de fazer um registro para a instância municipal e outro para a federal;
• redução de custos trabalhistas devido à isenção de 20% do INSS Patronal na folha de pagamento;
• facilidade na contabilidade, já que o processo é simplificado.

De modo geral, o Simples Nacional tem uma carga tributária menor e exige o cumprimento de menos obrigações acessórias.

Quais são os principais desafios de uma pequena empresa?

A escolha por empreender implica enfrentar obstáculos. No caso de um negócio pequeno, há vários deles, como a estrutura menor e a capacitação dos colaboradores. Para passar por esses e outros problemas, é preciso estar preparado e conhecer os principais desafios a serem encarados.

Por isso, listamos as maiores dificuldades dos empresários de pequeno porte. Veja quais são elas!

Falta de gestão e planejamento

O pouco conhecimento ou habilidade do empresário aumenta as dificuldades enfrentadas. É preciso saber o tipo de negócio que deseja abrir, as tendências atuais, a concorrência, o público-alvo e mais. Além disso, ter conhecimentos financeiros, de marketing e administração é fundamental.

Sem isso, é normal cair no erro da falta de planejamento e gestão. Na prática, isso significa abrir o negócio sem definir metas e objetivos. Porém, como esperar um resultado positivo? Afinal, quando não se sabe para onde ir, qualquer caminho serve. O resultado é perceptível a longo prazo.

Para ultrapassar esse obstáculo, é preciso determinar escalas de trabalho a serem cumpridas e metas por colaborador e para a empresa. Administre ainda o fluxo de caixa de maneira eficiente e busque conhecimento, como neste post e em outros materiais da internet — muitos são gratuitos.

Aproveite para planejar os processos, a fim de impedir a ocorrência de gargalos. Como fazer tudo isso? Por meio de um software de gestão. A solução centraliza os dados e fornece uma visão ampla, capaz de auxiliar nas tomadas de decisão.

Lembre-se: a falta de planejamento é um dos principais fatores que levam à falência das empresas. Portanto, tenha atenção!

Aquisição de crédito

A necessidade de capital de giro é fundamental para a empresa honrar seus compromissos e negociar bem com fornecedores. Apesar da ESC, ainda há dificuldades para obter crédito. O resultado é uma dificuldade maior para dar andamento ao negócio, com problemas para negociar com fornecedores e oferecer um preço competitivo.

Para sair dessa situação, já existem algumas alternativas. Entre os empréstimos para empresas pequenas está o do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (CBNDES). As vantagens são suas condições de pagamento facilitadas e taxa de juros baixa.

Ainda é possível obter crédito com instituições financeiras — desde que você apresente todos os documentos solicitados —, investir no microcrédito e até optar pela antecipação de recebíveis. Nesse último caso, você vende títulos a prazo e recebe o valor à vista, com o desconto de uma taxa.

Atração de clientes

A captação e a retenção de clientes são essenciais. Chamar a atenção das pessoas depende da aplicação de boas estratégias de marketing, como realização de promoções e demonstrações do produto ou serviço.

No momento em que estiver em contato com o potencial comprador, invista no bom atendimento. Criar uma experiência única é um diferencial, que ajuda a conquistar clientes.

Depois da primeira compra, aposte ainda no pós-venda. Pergunte ao consumidor se ele tem algum feedback e se pode melhorar algum aspecto da venda. Uma boa alternativa é oferecer brindes ou descontos para incentivar a segunda aquisição.

Gestão de estoque

O gerenciamento dos produtos armazenados deve ser equilibrado. Ter itens em excesso leva ao capital de giro parado. O dinheiro fica investido, mas você só pode utilizá-lo se efetivar sua comercialização. Por outro lado, a falta gera perda de oportunidades.

Para controlar o estoque, é necessário utilizar a tecnologia a seu favor. Um software de gestão traz uma visão clara para definir sua estratégia de vendas. Vale a pena usar ainda o método da curva ABC.

Essa metodologia visa à classificação de produtos de acordo com os itens de maior impacto ou importância — que costumam estar em menor número. A categorização varia da seguinte forma:

• classe A: corresponde a 20% do total e têm maior importância, quantidade ou valor. Chegam a equivaler à demanda de 65% em determinado período;
• classe B: refere-se a 30% do total e têm demanda de até 25% no intervalo de tempo considerado;
• classe C: abrange 50% do total, mas têm demanda de 10% no período.

Para classificar os produtos, liste todos eles e coloque seu valor unitário, quantidade vendida e valor total comercializado, que é descoberto pela multiplicação das duas variáveis anteriores. Depois, verifique a participação deles nas vendas em porcentual. Para isso, divida o valor total por produto pelo montante comercializado pela empresa.

Com os resultados, mantenha sempre os produtos A, porque são os mais procurados. Os das classes B e C devem ser mantidos em quantidade menor, mas são relevantes para aumentar o mix e o ticket médio.

Contratação e retenção de talentos

As pequenas empresas têm menos condição de negociar salários e benefícios. Junto a isso, há dificuldade de encontrar mão de obra qualificada. Para atrair e reter os talentos, é necessário oferecer um ambiente saudável e com diálogo mais aberto.

No processo seletivo, busque pessoas qualificadas e que agreguem valor ao negócio. Além disso, implemente uma gestão de pessoas estruturada, com definição de cargos e tarefas. Outra medida interessante é apostar na avaliação de desempenho.

Por meio dessa ferramenta, você identifica os pontos a serem melhorados pelos colaboradores e oferece feedbacks contínuos. Ainda vale a pena:

• criar estratégias de recompensa, inclusive com um plano de desenvolvimento de carreira;
• reconhecer o desempenho para melhorar o clima organizacional;
• investir na gestão de recursos humanos, a fim de alcançar esse propósito.

Como garantir uma gestão efetiva em pequenas empresas?

Gerenciar um negócio de pequeno porte tem obstáculos, como já mostramos, mas eles são mais fáceis de serem superados. É preciso implementar uma gestão de riscos em pequenas empresas e isso requer a adoção de boas práticas. Confira quais são elas em seguida.

Realize uma pesquisa de mercado

Efetivar esse levantamento é uma maneira de saber quais são seus potenciais clientes e fornecedores, bem como a concorrência existente. A pesquisa de mercado faz parte do planejamento estratégico, que consiste em um guia que ajuda a construir ou desenvolver o posicionamento da empresa.

A ideia da pesquisa é ter subsídios para tomar decisões melhores e mais acertadas. Ela pode ter objetivos diferentes:

• pesquisa de satisfação do cliente: busca possíveis erros, gargalos e pontos de melhoria. É aplicada por meio de um questionário;
• pesquisa de hábitos de consumo: visa a entender as preferências e os comportamentos dos consumidores. Assim, é possível traçar ações de marketing;
• pesquisa de imagem de marca: foca no branding para melhorar o posicionamento e fortalecer o negócio. Busca saber o que os consumidores pensam sobre a marca;
• pesquisa de teste de campanha: mensura o nível de aceitação de uma estratégia. É implementada por meio de um questionamento que oferece o experimento;
• pesquisa com colaboradores: mostra como os profissionais estão engajados, se estão motivados e buscam alcançar os objetivos.

Elabore um plano de negócios

É um documento que guia o crescimento e as ações da pequena empresa. É desenvolvido a partir da pesquisa de mercado junto a outras variáveis, como a capacidade de pagamento do negócio e a viabilidade dos investimentos. Por isso, precisa ser bem realista.

Na prática, o propósito do plano de negócios é determinar como a empresa funcionará. Com ele, você toma decisões mais direcionadas. Para tanto, é preciso contemplar as seguintes etapas:

• sumário executivo: resume todo o plano;
• visão e missão: define como a empresa deseja estar no futuro e em que ponto pretende chegar;
• descrição geral: demonstra o que é o negócio, se já existe há algum tempo e qual a previsão de crescimento e faturamento;
• análise estratégica: é direcionada à identificação de forças, ameaças, oportunidades e fraquezas. Vale a pena usar a matriz SWOT ou o 5W2H;
• plano de marketing e vendas: define os meios a serem utilizados e como as campanhas serão elaboradas. Apresenta os produtos e serviços, suas informações e valores;
• plano financeiro: apresenta dados relacionados às finanças, como informações de faturamento e crescimento ou previsões. Ainda inclui projeções de investimento e possíveis fontes de financiamento;
• ramo de atividade: é o segmento do qual a empresa faz parte;
• mercado consumidor: abrange o levantamento feito pela pesquisa de mercado;
• mercado fornecedor: indica potenciais parceiros ao seu alcance;
• concorrência: ajuda a tomar decisões referentes a produtos e serviços, localização da empresa, inovações e mais;
• produtos e serviços: define os itens oferecidos;
• localização: considera as variáveis para definir o ponto da empresa;
• processo operacional: determina como as tarefas devem ser realizadas e descreve o que é necessário.

Defina o planejamento comercial

É um documento que foca objetivos específicos. Determina os processos das áreas comercial e de vendas para gerenciar melhor as equipes envolvidas e o relacionamento com os clientes. Para elaborar um bom planejamento é preciso definir:

• políticas de vendas: delimita comissões, prêmios e incentivos aos profissionais, além de planejamento para novas contratações;
• material para divulgação de produtos ou serviços: indica quais meios serão utilizados para essa finalidade;
• treinamento: envolve conceitos pedagógicos e informações técnicas para melhorar as práticas de vendas e abordagens;
• vendedores internos e externos: aponta os responsáveis e os valores a serem seguidos;
• telemarketing: tem a mesma definição dos vendedores internos, mas usa o telefone como ferramenta de trabalho;
• política para representantes comerciais: mostra como esse profissional deve atuar em nome da empresa;
• ferramentas de apoio: analisa as possibilidades e determina quais serão adotadas, por exemplo, mala direta, e-mails, redes sociais etc.;
• exposição em feiras, eventos e ações de vendas: faz parte das vendas indiretas e gera uma boa impressão para fortalecer a marca;
• avaliação de riscos: sinaliza as potenciais ameaças inerentes às ações;
• instrumentos de previsão e planejamento de vendas: capta informações para identificar clientes insatisfeitos, materiais desatualizados e outros problemas;
• fidelização de clientes: determinam as ações para reter consumidores e diferenciar a empresa;
• captação de clientes: indica quais ações serão adotadas para atrair compradores.

Efetive uma gestão financeira

Efetive uma boa gestão financeira para evitar imprevistos e problemas na hora de realizar investimentos. Além de conhecimento, é preciso prática e a identificação das boas práticas a serem executadas. Veja quais são as principais:

• mantenha o fluxo de caixa em dia: organize as contas, monitore receitas e despesas, e faça previsões para os próximos meses. Assim, você aumenta o controle e evita o desequilíbrio na hora de honrar os compromissos;
• separe finanças pessoais e empresariais: determine um valor para sacar todos os meses e deixe o restante para financiar a pequena empresa. Isso garante a sustentabilidade;
• corte gastos desnecessários: controle os desembolsos, ainda que os resultados sejam positivos. Tome decisões conscientes para ter sempre capital de giro.

Invista em um software de gestão

Sair dos processos manuais e apostar na automação é a chave para executar todas as etapas listadas e obter dados relevantes. Com um software de gestão, a chance de erros e retrabalhos é reduzida, e você ainda tem uma visão mais ampla do negócio. Entre os benefícios para as empresas de pequeno porte estão:

• integração dos dados, o que aumenta a facilidade e a agilidade na troca de informações;
• aumento do controle e da gestão de processos para identificar pontos de melhoria e gargalos;
• redução do trabalho manual, com elevação da produtividade para a equipe, que foca atividades estratégicas;
• cumprimento das obrigações fiscais, porque o sistema segue as diretrizes tributárias e garante o cumprimento da conformidade;
• integração com a contabilidade, a fim de aumentar o compartilhamento dos dados e gerar relatórios que contribuem com as tomadas de decisão.

Quais são as principais opções de empréstimo para pequena empresa?

Além das informações repassadas, existem algumas alternativas de crédito específicas para negócios de pequeno porte. Lembre-se sempre do BNDES — ele é uma das principais alternativas para a compra de equipamentos, fortalecimento do capital de giro e modernização do negócio.

No entanto, há outras possibilidades. Uma delas é o Proger Urbano. Essa linha de crédito específica para pequenos negócios financia o capital de giro. Desse modo, você obtém o dinheiro de que precisa com taxas de juros menores que outras negociações.

Ainda há o Microcrédito Produtivo Orientado. A linha de crédito é voltada para pequenos aportes. Por isso, é específica para EPPs e até microempreendedores individuais (MEIs). O limite de empréstimo é R$15 mil.

Apesar de ser pouco burocrático, requer uma análise da sua capacidade de pagamento e do histórico de crédito. Se estiver tudo certo, a aprovação chega em poucos dias.

Quais são as melhores estratégias para o crescimento de uma pequena empresa?

Profissionalizar seu negócio e fazê-lo crescer de maneira sustentável exige cuidado e atenção. É preciso dar passos menores e consistentes, que permitam alcançar patamares mais elevados sem arriscar muito.

Equilibrar essas diferentes variáveis pode ser difícil. Afinal, não existe uma receita mágica, aplicável a todas as empresas. Por outro lado, há medidas importantes e válidas para todos os casos. É o que apresentamos a seguir.

Invista em formação e capacitação

Ter dificuldades para contratar colaboradores é algo comum. Porém, você pode treiná-los e capacitá-los. Essa é uma forma de ter suas demandas internas supridas e motivar a equipe, que percebe a valorização e o reconhecimento oferecidos pela empresa.

Coloque em prática uma boa gestão financeira

Cuidar das finanças é primordial, tanto para manter o crescimento da pequena empresa quanto para pagar as contas em dia. Adote as medidas já apresentadas e lembre-se de duas principais dicas: fazer o fluxo de caixa e nunca misturar as contas pessoais e empresariais. Isso trará um bom controle do dinheiro que entra e sai.

Monitore os dados

Coloque em prática seus dados e esteja em constante monitoramento dos resultados. Obtenha o máximo de dados e informações para saber se é necessário alterar o caminho seguido, se existem gargalos ou se tudo segue conforme o planejado. Para esse controle, conte com a ajuda de soluções automatizadas, como o software de gestão já mencionado.

Incentive a inovação

Atente ao presente e projete o futuro para tomar decisões acertadas. Estude o comportamento do público-alvo e as tendências do seu setor de atuação. Tenha em mente que inovar nem sempre é criar algo. Pode se referir também à melhoria de algo que já existe, uma nova forma de executar um processo, por exemplo.

Compreenda o perfil dos clientes

Conheça o público-alvo e o perfil dos clientes. Veja quais são seus hábitos e comportamentos, necessidades e dores. Aproveite os insights das campanhas de marketing para ter essa noção. Porém, conte ainda com soluções específicas, como as de consulta ao CPF e CNPJ.

Desenvolva soluções

Use os dados obtidos para definir novos caminhos e construir soluções. Adote uma estratégia estruturada e sólida, condizente com as demandas internas e as de seus clientes. O resultado será o melhor possível.

Como você percebeu, efetivar uma gestão de sucesso em pequenas empresas passa por várias etapas. Aqui, mostramos as principais e o que você precisa fazer para chegar ao sucesso.

Então, que tal colocar as ideias em prática? Aproveite e saiba mais sobre a gestão de pequenas empresas e como deixar seu negócio nos trilhos.