A gestão de equipes é um assunto de extrema relevância no contexto estratégico das organizações empresárias. A necessidade de adaptar a empresa e investir em soluções focadas na eficiência e produtividade dos times demanda conhecimento e dedicação por parte dos gestores. Se em uma situação de normalidade, a concorrência e o mercado já exigem planejamento e uma gestão eficaz, em um cenário desafiador como o que vivemos atualmente, a gestão de equipes se mostra ainda mais relevante.
A necessidade de estabelecer o trabalho em regime home office surgiu repentinamente e as empresas tiveram que se adequar a ele em poucas semanas. Com isso, muitos empresários se viram diante de uma nova forma de trabalho, muitas vezes sem as ferramentas e o conhecimento necessários para gerir suas equipes à distância.
Neste artigo, vamos falar sobre essa nova realidade na gestão de pequenas em médias empresas, os desafios da gestão de equipes à distância, o papel do líder e a importância do cuidado com a manutenção do trabalho em regime home office. Ao final da leitura, você compreenderá como é possível melhorar o desempenho da sua gestão de equipes, aplicando dicas práticas e ferramentas que auxiliarão você na gestão do seu time. Acompanhe!
O cenário atual e o home office
O trabalho remoto, também chamado de home office, ganhou espaço no mercado nos últimos anos, especialmente após a entrada em vigor da reforma trabalhista. A Lei 13.467/2017 alterou a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), adequando a legislação trabalhista às novas relações de trabalho. Muito embora diversas empresas já aplicassem o trabalho remoto em várias situações, ainda não existia uma regulamentação expressa e foi apenas com a reforma trabalhista que as organizações passaram a ter suporte jurídico e segurança para a sua aplicação.
Entretanto, o que se percebeu ao longo desses anos, é que apesar de aplicado em situações específicas, o home office ainda não faz parte da cultura empresarial brasileira. Nesse contexto, a mudança repentina no cenário econômico nacional e internacional acelerou esse movimento de adaptação das empresas ao trabalho remoto.
Os líderes precisam se adaptar à nova realidade para manter a produtividade das suas equipes, a qualidade dos serviços prestados e garantir que, mesmo à distância, a atuação dos seus colaboradores esteja alinhada e focada nos resultados e metas pretendidos. Sem dúvida, é um desafio e tanto para os gestores que se veem obrigados a mudar completamente sua forma de trabalho, gerindo sua equipe com eficiência mas usando ferramentas totalmente novas.
Desafios da gestão de equipes à distância
Em um cenário complexo e incerto como o atual, é necessário redefinir objetivos, criar novas expectativas e adaptar o seu estilo de trabalho a uma nova realidade. A seguir, elencamos algumas dicas práticas que vão ajudar você a melhorar a gestão de equipes na sua empresa durante esse período desafiador e que trarão o aprendizado necessário para o crescimento da organização a longo prazo.
Com inteligência e foco, é possível encontrar a oportunidade para realizar mudanças e adaptações que trarão benefícios para a empresa depois que a dificuldade for superada. Além de oferecer o suporte necessário para a continuidade das atividades dentro da empresa, você vai aprender como apoiar o desenvolvimento profissional da sua equipe, garantindo ainda o incentivo ao bem-estar emocional dos seus colaboradores. Confira!
Definição de expectativas
Antes de colocar em prática qualquer ação direcionada ao seu time é necessário redefinir as suas expectativas. Mas o que isso significa? Até o primeiro trimestre de 2020, as equipes estavam acostumadas ao trabalho presencial, sob as mesmas condições de trabalho, com o mesmo horário e as mesmas ferramentas.
Hoje, em um contexto de isolamento, é impossível exigir que as mesmas regras de trabalho se mantenham no home office, já que cada colaborador está inserido em uma nova realidade. Enquanto alguns moram sozinhos e têm tempo livre para montar uma agenda de trabalho, outros têm filhos pequenos que demandam dedicação e há ainda aquelas pessoas que moram em ambientes que dificultam a atenção em razão do barulho ou da falta de espaço adequado para o trabalho.
Por isso, a primeira dica para os gestores é que deixar claro para os seus colaboradores que a flexibilidade será a palavra de ordem neste momento. Ou seja, não adianta o gestor exigir o cumprimento de horários, por exemplo, já que a realidade é diferente para as pessoas. O ideal é deixar de lado quando e como as tarefas são realizadas, permitindo que os colaboradores cumpram as suas responsabilidades em seus próprios termos.
Isso significa que o foco de seu trabalho junto ao seu time deve estar direcionado para a busca por resultados, o que implica em maior flexibilidade, principalmente no que diz respeito ao cumprimento de horários específicos de trabalho. Isso reduzirá a pressão e as preocupações, principalmente para aqueles colaboradores que não estão em uma posição tão favorável no exercício de suas atividades em regime de home office.
Comunicação
A comunicação é um dos pilares do sucesso em toda estratégia de gestão de equipes. Em uma situação onde os profissionais se encontram fisicamente distantes, a comunicação deve ser objeto de maior atenção.
Por isso, mantenha ciclos de comunicação curtos, use mensagens instantâneas para se manter conectado com o seu time. Uma sugestão interessante é fazer reuniões por vídeo, alinhando as tarefas, conversando sobre como foi o trabalho naquele dia e abordando assuntos mais leves, que ajudem na manutenção do relacionamento com o colaborador. Investir em comunicação contribui para a manutenção do engajamento, além de permitir o alinhamento das atividades e a continuidade dos projetos.
Acompanhamento
O acompanhamento está diretamente relacionado com a comunicação. Da mesma forma que o gestor deve manter a comunicação constante, é imprescindível que ele mantenha a supervisão e suporte do desenvolvimento das tarefas, sanando dúvidas, auxiliando na tomada de decisões e até mesmo na solução de eventuais problemas.
Acompanhar a sua equipe é um pilar importante da gestão e que deve ser reforçado em uma situação atípica como a que vivemos atualmente. Desenvolva métodos específicos e adapte este acompanhamento à realidade da sua empresa e às demandas que vão surgir diariamente no seu negócio.
Produtividade
Um dos principais desafios do trabalho em home office está em alcançar índices satisfatórios de produtividade. Nesse sentido, a redefinição e alinhamento de expectativas bem como o investimento em comunicação, são dois exemplos que podem favorecer o aumento da produtividade.
Para isso, realize treinamentos sobre organização e produtividade. Orientações quanto a métodos de organização e priorização de tarefas segundo ordem de importância e urgência são essenciais para tornar seu time mais produtivo. Aproveite para indicar aos colaboradores o uso de ferramentas que auxiliam muito nesse quesito como os aplicativos Toggl, Asana, Google Keep entre outros.
Além disso, manter os seus funcionários a par do que está acontecendo dentro da empresa e dialogar com um tom de voz tranquilizador também são ações importantes para que eles se sintam mais à vontade. Contudo, como saber se os seus colaboradores estão sendo produtivos?
A dica é ficar atento à forma como a comunicação escrita vem sendo feita, aos resultados que estão sendo apresentados e à comunicação corporal nas reuniões por vídeo. Se o empresário conhece bem os seus funcionários logo identificará mudanças no comportamento que sinalizem dificuldades e que demandem ações de suporte a fim de evitar que a produtividade seja afetada.
Uma medida interessante é desenvolver e incentivar a criação de uma rede de apoio. Isso pode ser feito formando grupos responsáveis por determinadas tarefas, sem centralizar a responsabilidade em um único colaborador. Você pode organizar os membros da sua equipe em pares, por exemplo. Esse modelo de trabalho contribui para a produtividade e ainda serve como suporte para lidar com as dificuldades e desafios do isolamento.
Seja otimista
Como líder de uma equipe, você é responsável por manter o time engajado. O otimismo é essencial em momentos de dificuldade. Ao demonstrar confiança, você consegue ajudar os demais membros da sua equipe a focar nos objetivos para continuidade das suas atividades.
O medo pode impactar negativamente na produtividade e, em casos mais graves, pode causar transtornos mentais. Por isso, mantenha o otimismo dentro da sua equipe. Mostre para os seus colaboradores como esta pode ser uma oportunidade para inovar, criar novos modelos de trabalho e usar do momento como um estímulo para fazer algo diferente.
Atualize sua equipe
A incerteza gera ansiedade, afetando a qualidade do trabalho desenvolvido. Para evitar isso, é importante compartilhar constantemente informações atualizadas. Lembre-se que os seus funcionários não podem se sentir mal informados sobre o que está acontecendo dentro da empresa.
Mesmo que você não tenha novas informações para trazer, mantenha sempre a transparência das informações, traga atualizações frequentes e mostre que a empresa esta focada em trazer o máximo de informações possíveis para o seu time de colaboradores. Além de reduzir a ansiedade, este tipo de postura contribui para o fortalecimento do laço entre o colaborador e a empresa, favorecendo a criação de uma cultura empresarial focada na transparência e na colaboratividade.
O papel do líder e o cuidado com as equipes
Como líder, você é responsável por cuidar da sua equipe, não só no contexto profissional mas também no âmbito pessoal. Lembre-se que você está lidando com seres humanos e a premissa para o sucesso nessa empreitada é o respeito e o entendimento de que as pessoas são diferentes.
A transição para o trabalho remoto pode causar efeitos significativos na cultura da sua equipe. Assim, você deve apoiar seus colaboradores, oferecendo todo o incentivo necessário para que eles mantenham o foco nas atividades.
Como implementar mudanças efetivas para cuidar dos liderados fora do espaço físico da empresa? Confira algumas dicas:
- certifique-se de que os seus colaboradores sabem como lidar com as ferramentas e aplicativos que serão usados durante o período de reclusão. Incentive-os a solicitarem informações sempre que tiverem dúvidas;
- informe sua equipe de que existem ferramentas à disposição e que elas devem ser usadas para garantir os resultados pretendidos;
- garanta que a equipe tenha todos os equipamentos necessários para trabalhar remotamente: um laptop com webcam e conexão de internet com alta velocidade são alguns exemplos;
- oriente e incentive os seus funcionários a reservarem um espaço específico da casa para o trabalho;
- esteja disponível e mantenha o alinhamento de projetos e prioridades. Faça reuniões por videoconferência com frequência;
- faça com que esses encontros sejam produtivos mas também divertidos. Incentive os profissionais a contarem o que estão fazendo no tempo livre e compartilhe também um pouco da sua rotina nesse isolamento;
- em reuniões, realize contato por vídeo. A comunicação visual é muito importante na confiança e no envolvimento com o time;
- crie uma comunicação honesta e incentive os colaboradores a compartilharem como se sentem. Eles devem se sentir seguros e a vontade trabalhando remotamente. Usando as plataformas adequadas é possível promover uma conexão eficiente, independente do ambiente onde você e a sua equipe estejam;
- incentive o autocuidado físico e mental, já que ele é essencial para que a sua equipe se mantenha saudável e disposta.
Pode parecer impossível liderar uma equipe à distância, principalmente se você está acostumado a manter um contato presencial diário. Entretanto, o que começa sendo um desafio, se torna uma oportunidade de aprendizado que contribui para o crescimento de todos.
À medida que o tempo passa e os envolvidos se ajustam ao trabalho remoto, você percebe que todos saem ganhando, já que no decorrer do caminho surgem ideias criativas, soluções inovadoras e uma nova forma de se comprometer com a manutenção da empresa.
Ferramentas para gestão de equipes
Como você pode ver, com organização, planejamento e alinhamento de expectativas é possível obter excelentes resultados na gestão de equipes mesmo durante esse período de incertezas. Para colocar em prática todas as estratégias de trabalho que tratamos neste post é necessário lançar mão de ferramentas que permitam manter uma rotina de trabalho, organizar tarefas e realizar reuniões com sucesso.
Neste sentido, selecionamos algumas das melhores ferramentas para o seu negócio que podem ser usados na comunicação, no acompanhamento e execução das atividades, na gestão do tempo e produtividade. Confira!
Google Hangouts
O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação que oferece ferramentas de envio de mensagens instantâneas e chat de vídeo. O aplicativo tem uma interface simples e intuitiva. Além disso, é totalmente gratuito! Para usar basta ter uma conta de e-mail no Gmail. Se você quer realizar reuniões de vídeo por meio de uma plataforma simples, o Hangouts pode ser uma ótima alternativa.
Bitrix24
Se você tem uma equipe reduzida e precisa de uma solução simples e eficiente para gerenciamento de projetos, o Bitrix24 é uma excelente alternativa.
Além de gerenciar projetos, realiza o controle de tempo em cada atividade, gera relatórios e tem um grupo de bate-papo dentro da própria plataforma. É possível usar uma versão gratuita ou a versão paga, que oferece mais funcionalidades e espaço de armazenamento.
Slack
O Slack foi desenvolvido para ajudar no desenvolvimento do trabalho em equipe. Trata-se de um espaço de colaboração online que permite a adaptação do trabalho em equipe, favorecendo a reunião e o trabalho conjunto entre os usuários, como se eles estivessem no mesmo lugar.
Entre as suas funcionalidades é possível compartilhar arquivos, enviar mensagens, realizar chamadas de voz e vídeo, além de compartilhar a tela e mostrar aos demais membros da equipe o que você está vendo no seu computador.
Skype
O Skype é uma ferramenta conhecida e já amplamente utilizadas pelas empresas. Além do envio de mensagens instantâneas ela permite também o envio de mensagens de voz e a realização de chamadas de áudio e vídeo.
Um dos diferenciais do Skype é que o usuário pode realizar chamadas nacionais e internacionais para telefones fixos e celulares. Entretanto, é importante destacar que alguns serviços são gratuitos e outros não, por isso vale consultar o aplicativo e avaliar outras opções disponíveis de acordo com as suas necessidades.
Toggl
O Toggl é um aplicativo para o controle de horas de trabalho. Disponível tanto para web quanto em sistemas operacionais iOS e Android, ele ajuda a registrar o tempo dedicado a cada tarefa de trabalho. Em um contexto de home office, o Toggl é um ótimo aliado no monitoramento e produção diária que quantifica os resultados e ajuda a estabelecer metas e controlar a produtividade.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que pode ser usada tanto de forma individualizada quanto por equipes profissionais. Totalmente adaptada às necessidades do usuário, é uma ótima opção para as empresas que não possuem um sistema de gestão próprio.
Para quem está trabalhando em home office, vai auxiliar na organização e produtividade, além de permitir uma comunicação eficaz e alinhada com os demais membros da sua equipe. Para o líder, o Trello é um recurso para o acompanhamento das atividades junto à equipe.
Workplace
O Workplace é uma ferramenta que foi criada com o objetivo de conectar todos os funcionários de uma mesma empresa. Com recursos como criação de grupos, conferências, chats, transmissões ao vivo e acesso a um feed empresarial, ele funciona como uma rede social corporativa e pode contribuir muito para a comunicação entre o time durante o período de isolamento.
Além disso, existe uma versão gratuita que permite reunir grupos de até 50 pessoas, com limite de até 20 pessoas por ligação e 5GB para armazenamento de arquivos.
Timely
O Timely é uma espécie de rastreador de tempo. Com ele é possível ter um registro completo do tempo dedicado a cada projeto e às equipes. Ele elimina a necessidade de usar marcadores de tempo em tarefas ou de fazer anotações para o controle da gestão de tempo.
#matrix
O #matrix é uma ferramenta brasileira que funciona como uma espécie de escritório virtual. Por meio dele é possível visualizar os colegas de trabalho e realizar interações, como se todos estivessem em seu espaço real de trabalho.
Na prática, ele funciona de uma forma diferente de qualquer outra ferramenta que citamos até aqui, muito embora ofereça funcionalidades como criação de sala, envio de mensagens e realização de videoconferências. O #matrix é uma alternativa interessante para a empresa que quer experimentar algo diferente e inovador, mantendo o engajamento da equipe e incentivando a interação entre os colegas, mesmo que todos estejam fisicamente distantes.
CamScanner
Se você nunca ouviu falar neste aplicativo, a sua forma de gerir documentos físicas e digitais vai mudar completamente a partir de hoje. O CamScanner é um app dinâmico e que pode ajudar muito a gestão de trabalho das suas equipes, especialmente no que diz respeito ao controle de documentos durante o período de trabalho home office.
Como o nome já sugere, ele permite usar o celular como um scanner. O usuário fotografa arquivos, transforma em PDF e consegue enviar a documentação rapidamente por e-mail ou por aplicativos específicos de comunicação. Para as equipes que lidam com documentos físicos que precisam ser digitalizados, o CamScanner cumpre muito bem o seu papel, eliminando a necessidade dos grandes equipamentos de scanner do escritório.
Zoom
Se você está em busca de uma ferramenta eficiente para realizar reuniões com a sua equipe, o Zoom Meetings é uma ótima dica. Entre os seus benefícios, podemos destacar uma oferta de integrações, gravação das reuniões, armazenamento destas gravações ilimitadas na nuvem e separação de participantes em grupos durante as videoconferências. Para realizar encontros diários e reuniões com a equipe, o Zoom é uma das melhores alternativas disponíveis no mercado.
Como você pode ver, a gestão de equipes é um desafio em qualquer empresa. Por isso, os empresários devem se manter atentos às oportunidades, usando ferramentas adequadas e investindo na valorização do seu time.
Com comprometimento, transparência, alinhamento de expectativas e uma comunicação eficiente é possível alcançar bons resultados e garantir que este momento desafiador seja uma oportunidade para incentivar a criatividade e o crescimento da sua equipe.
Além disso, você tem a possibilidade de estreitar o relacionamento com os seus colaboradores, criando novos métodos de trabalho, aplicando novas ferramentas na rotina de trabalho e desenvolvendo soluções que possam ser replicadas dentro da sua empresa no futuro.
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