Fraude em documentos: como proteger a sua empresa?

Saúde Financeira
fraude de documentos

Fraudes de documentos são comuns no meio corporativo. Apesar disso, elas representam prejuízos. Por isso, precisam ser combatidas tanto no ambiente físico quanto virtual. Como fazer isso? É preciso adotar boas práticas.

Para ter uma ideia, o estudo Global Identity and Fraud Report, da Serasa Experian, apontou o Brasil como o terceiro maior no percentual de empresas que identificaram aumento de perdas com fraudes online em 2018. O índice foi de 72%, contra 55% da média global.

É por isso que mais de 75% dos negócios informaram estar tomando medidas de conformidade para seguir as diretrizes. Se você também tem preocupação com esse assunto, é só continuar lendo este post.

Aqui, vamos mostrar como proteger sua empresa, os riscos corridos e como identificar as fraudes. Acompanhe!

Quais são os riscos da fraude de documentos?

A fraude documental consiste na apresentação de documentos falsos e com dados incorretos e inverídicos. É uma atuação intencional que visa à omissão, adulteração ou manipulação de registros e demonstrações.

O mais comum é que as fraudes documentais ocorram quando há desatenção do lojista ou do funcionário, como é normal em datas comemorativas. É nessas horas que o estelionatário age e os dois principais riscos aparecem. Veja quais são eles.

Aumento da inadimplência

O não recebimento do pagamento é um dos principais problemas da fraude. As principais tentativas são roubo de identidade. É o caso de um cliente se passar por outro para adquirir um produto.

Por isso, é preciso ter atenção redobrada para garantir que a pessoa é quem diz ser. Lembre-se de que as perdas causadas por falta de pagamento são recuperáveis, mas quando os documentos são fraudados, é impossível efetivar a política de cobrança. Por isso, a inadimplência aumenta.

Restrição de acesso ao crédito

O consumidor que teve seus documentos roubados está impedido de obter crédito. Isso pode acontecer com pessoas físicas ou jurídicas, que têm seu nome negativado no mercado. Ao mesmo tempo, sua empresa pode ter problemas e ser até processada pela vítima, já que pode colocá-la como negativada sem saber do fato ao tentar recuperar o dinheiro perdido.

Como identificar a fraude em documentos?

A proteção do seu negócio começa na adoção de boas práticas relacionadas à identificação das fraudes. Para evitar os golpes, é preciso ter atenção aos detalhes, como você verá a seguir. Confira as sugestões trazidas abaixo.

Atente às características do documento

O documento do possível cliente precisa ser conferido, mas existem algumas cópias bastante similares ao original. Conhecer características específicas é a melhor forma de evitar problemas e estabelecer comparações corretas. Entre as principais peculiaridades estão:

  • tipo de papel e plástico usado;
  • posicionamento e tamanhos de brasões e símbolos;
  • dados de idade, numeração, órgão de expedição e sexo;
  • assinatura e fotografia;
  • cores, marcas d’água, selos, hologramas, adesivos metalizados e impressões em relevo.

Considere que há variações de acordo com o estado. Por isso, vale a pena conseguir a lista dos itens de segurança no órgão responsável pela emissão. A luz negra aliada a algumas técnicas também ajuda a identificar fraudes.

Solicite outros documentos para comparação

A confrontação é uma das técnicas importantes para conferir a validade dos documentos de pessoas e empresas. É importante solicitar mais de um, especialmente se o cliente é corporativo, porque ajuda a determinar se é verdadeiro ou falso.

Verifique as informações para encontrar possíveis divergências. Caso existam, questione o cliente e veja como é a justificativa.

Monitore os principais documentos em ferramentas especializadas

A análise documental pode ser feita de forma manual, mas leva mais tempo para fazer isso e há mais riscos de erros. O ideal é adotar ferramentas especializadas, que identificam os erros e os combatem.

Uma delas é a consulta ao CPF e CNPJ. Ela sinaliza qual é o status do cliente e permite fazer uma gestão de riscos mais acertada. Outra solução é a digitalização de documentos, que aumenta a segurança no armazenamento.

Verifique a validação

Os serviços online de validação de documentos contribuem para a prevenção de fraudes. Eles percebem se os itens estão em conformidade ou se pode se tratar de uma falsificação.

Você ainda pode procurar a autenticação da chave de segurança dos documentos online, a exemplo das certidões digitais. Quando houver a assinatura digital, confira os registros de autoria e as características de integridade, autenticidade e não repúdio do arquivo.

Como proteger sua empresa contra fraude em documentos?

Sua empresa precisa de processos bem estruturados para garantir que os clientes estão com documentos verdadeiros. Essa prática evita problemas de inadimplência e a entrada de estelionatos na base de dados do seu negócio.

Como aplicar as boas práticas? É preciso validar a identidade de maneira acertada logo na primeira venda para o cliente — em processo chamado de onboarding. Esse momento traz grandes desafios para empresas do setor bancário devido a questões de rotina e processos. Com isso, há mais dificuldade para verificar os dados com a frequência necessária.

Por isso, é preciso contar com uma empresa especializada e aplicar outras ações. Vamos apresentá-las abaixo.

Estabeleça programas de compliance

As boas práticas de conformidade devem descrever de forma clara quem são os responsáveis pela identificação de fraudes em documentos e quais são seus papéis. É necessário especificar as obrigações, de acordo com o código de ética da empresa e os princípios gerais adotados.

Invista em ferramentas para gerenciar documentos

Os softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) armazenam os arquivos digitalizados e permitem sua classificação e segmentação, a fim de manter controle total. Eles ainda atuam de acordo com as prerrogativas de segurança para evitar acessos sem autorização.

Um dos principais benefícios do GED é verificar quais colaboradores acessam o documento e em que momento fazem isso. Caso uma fraude documental seja identificada, a empresa busca os responsáveis pela autorização de compra e aplica possíveis punições, de acordo com o que for determinado pelo programa de compliance.

Essas medidas ajudam a conscientizar os colaboradores e evitar deslizes, que podem ocorrer com qualquer um. No entanto, a exposição aumenta o cuidado, inclusive quando o estabelecimento estiver com alta demanda.

Digitalize os documentos da empresa

Os arquivos online têm novos níveis de segurança, como a criptografia e o blockchain, que preserva o documento contra invasões e evita sua leitura por pessoas sem autorização. O segundo recurso ainda tem como características a imutabilidade (não pode haver remoção ou alteração), auditabilidade (capacidade de verificar as informações), data e horário.

Por meio de recursos específicos, é possível verificar as questões de compliance, além de autenticar a chave de segurança e conferir os registros de autoria. O resultado é um monitoramento completo das ações executadas no arquivo.

Ao adotar essas medidas, a empresa também é mais eficiente na aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que começará a valer em 2020. Isso porque preserva o documento íntegro e gerencia melhor as ações a serem empregadas. Além disso, em caso de extravio ou adulteração do documento, a recuperação do original é fácil.

Utilize o certificado digital

O certificado digital consiste em uma identidade eletrônica que mantém a privacidade e integridade dos documentos por meio de chaves criptografadas. Ele é utilizado por pessoas físicas e jurídicas para garantir transações online autênticas e reconhecidas eletronicamente.

Existem diferentes tipos de certificado digital. Os principais são:

  • tipo A: certifica a assinatura digital e traz integridade ao documento;
  • tipo A: é voltado para sigilo e confidencialidade pela criptografia;
  • tipo T: sinaliza o tempo — ou seja, data e hora — de assinatura do documento eletrônico e o responsável. É o mais usado e se divide em A1 (quando a chave privada é gerada por software), A3 (a geração e o armazenamento ocorrem por hardware criptográfico, como cartão inteligente ou token) e A4 (usa um Módulo de Segurança Criptografada que permite backup para outro sistema igual).

O blockchain também é um aliado dos certificados digitais para evitar as fraudes documentais. Como ele funciona como uma estrutura de dados, todas as movimentações são registradas e a informação é descentralizada, mas imutável. Portanto, é mais segura.

Invista em ferramentas de monitoramento

A aposta em soluções como o Consulta ao CPF e CNPJ é a melhor alternativa para evitar as fraudes. Com rapidez e em poucos cliques, você verifica se existe alguma restrição ao crédito em relação àquele cliente.

No entanto, é possível aumentar o cuidado com ferramentas ainda mais específicas de fraude, que automatizam o monitoramento por meio de captura, validação, checagem e associação de informações. O resultado é o controle desde a abertura de conta até a geração de relatórios gerenciais personalizados, que trazem segurança para o seu negócio.

Defina as políticas de crédito

O objetivo, aqui, é determinar os critérios usados para financiamento e empréstimo de recursos. A proposta é equilibrar as demandas de vendas e sustentar uma carteira de clientes de alta qualidade.

A política de crédito também servirá para parametrizar outras ações, inclusive a validação de documentos e os processos de análise de cadastros e propostas. Por isso, ela precisa ser bem elaborada para evitar problemas nas outras etapas já repassadas.

Treine as equipes

Os colaboradores precisam saber o que fazer em cada etapa para evitar as fraudes. Mais que elaborar a política de crédito ou contar com ferramentas apropriadas, é preciso investir no treinamento para garantir a adoção de boas práticas. Ao fazer isso, todos trabalham em prol do mesmo objetivo.

Como proteger seus clientes?

As ações apresentadas antes são maneiras de proteger os clientes. Apesar de eles ainda continuarem expostos a fraudes — já que também precisam adotar medidas para evitar o roubo de documentos e identidade —, seu negócio impede a compra em caso de problemas.

Por esse motivo, é preciso adotar os controles internos rigorosos para evitar o uso indevido de informações de clientes. Soma-se a isso o início da LGPD, que exige medidas de controle de privacidade e identidade.

Mais que isso, sempre atue com transparência, inclusive diante de possíveis crises de vazamento de dados. Assuma o problema, avise os consumidores e trabalhe para resolver a questão com agilidade. Essa é uma forma de fortalecer a segurança e proteger a identidade.

Como a Serasa Experian ajuda sua empresa a se proteger?

A Serasa Experian conta com ferramentas de análise de crédito e gestão de risco, que contribuem também para evitar a ocorrência de fraudes em documentos. A ideia é verificar como está a situação da sua empresa e dos potenciais clientes por meio de soluções especializadas, como as seguintes:

  • Certificado Digital: otimiza processos de assinatura e validação de documentos sem burocracia;
  • Saúde do seu Negócio: indica se alguém fez consulta de CNPJ e CPF na Serasa Experian e monitora os documentos 24 horas por dia. Ainda oferece orientação financeira;
  • Consulta Serasa: permite consultar CPF e CNPJ de clientes e fornecedores para evitar calotes, conhecê-los melhor, negociar com mais propriedade e vender com segurança.

Com o auxílio de todas essas soluções, você coloca em prática todas as ações já listadas para ter mais segurança na hora de vender. Assim, você identifica possíveis fraudes de documentos e evita problemas para sua empresa e seus clientes.

Gostou de conhecer todos esses métodos de proteção do seu negócio? Compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude outras empresas a evitarem as fraudes!

Publicada em 08/11/2019 - Fonte: Serasa Experian
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