Fluxo de caixa: o guia mais que completo para uma gestão sem mistérios

Finanças
fluxo de caixa

Como empreendedor, você já deve ter ouvido falar da importância do fluxo de caixa. Qualquer especialista em gestão financeira dirá que essa atividade é fundamental. Por isso, é possível que você execute essa função. Talvez com menos atenção do que o necessário ou até com algumas dúvidas.

O fato é que essa ferramenta financeira é útil para fazer o negócio crescer. É a partir dele que se torna possível projetar investimentos, honrar os compromissos assumidos e contornar as situações negativas que aparecem pelo caminho, por exemplo, problemas de estoque e dívidas.

Devido à importância desse assunto, neste post vamos apresentar as principais informações sobre ele. Aqui você verá sua importância, o objetivo a ser cumprido, como ser eficiente na elaboração dessa prática e por que vale a pena utilizar o fluxo de caixa projetado, um modelo diferente e que ajuda a ter uma visão mais clara do negócio.

Então, está disposto a desvendar os mistérios dessa prática e entender como ela contribui para o seu negócio? Acompanhe!

Qual é a importância do fluxo de caixa?

Essa é uma ferramenta de gestão financeira que permite acompanhar as movimentações financeiras da empresa. Nele são registradas todas as entradas e saídas de recursos para saber quais valores estão disponíveis em caixa, na conta-corrente da empresa e em aplicações de curto prazo.

Os dois últimos itens também são chamados de equivalentes de caixa, porque são quantias que podem ser transformadas em dinheiro de maneira rápida. Assim, basta fazer um saque da conta ou do investimento realizado e o montante estará disponível para uso.

Por sua vez, as entradas são os valores recebidos pela empresa. De modo geral, são derivados das vendas. Portanto, estão relacionados à atividade principal exercida na companhia. Enquanto isso, as despesas são os gastos a serem desembolsados com salários de colaboradores, pagamentos a fornecedores e contas diversas. Em outras palavras, são recursos que precisam ser utilizados para manter o negócio em funcionamento.

Nesse momento, você deve se perguntar: “por que eu preciso acompanhar esse controle financeiro?”. A resposta passa por diferentes fatores. Em primeiro lugar, o fluxo de caixa se torna uma base de dados, que ajuda a tomar decisões acertadas.

Isso acontece porque você verifica os valores que tem hoje, aqueles que virão devido a recebimentos de vendas a prazo, por exemplo, e as quantias que serão pagas nos próximos meses. Ao fazer esse levantamento dos períodos seguintes, é possível saber se há dinheiro sobrando para um investimento ou se é necessário captar mais capital por meio de empréstimos e financiamentos.

Talvez você responda que já consegue ter essa visão, até “de cabeça”, ao pensar sobre valores atuais e futuros. Mas isso nem sempre corresponde à realidade. Quer ver como? É só verificar o seguinte exemplo: imagine que você quer aumentar as vendas e captar mais clientes. Por isso, decidiu oferecer descontos especiais por uma semana. No final do período, comercializou 25% a mais do que o normal e seu faturamento foi de R$52 mil.

Parece que está tudo bem, certo? No entanto, a resposta certa depende de uma comparação com os gastos. Você anota as saídas no fluxo de caixa e percebe que a promoção aumentou custos e despesas. Com isso, o desembolso na semana chegou a R$50 mil.

Ainda teve lucro, certo? Contudo, a margem de lucro menor corroeu parte dos ganhos e fez com que o resultado esteja muito aquém do esperado. Por sorte, não houve prejuízo. Mas esse exemplo evidencia bem qual é a importância de analisar a movimentação financeira para tomar decisões acertadas.

Essa questão é ainda mais relevante em períodos de crise econômica. Com a queda nas vendas, é fundamental ter um controle mais apropriado para descobrir o caminho mais adequado a seguir. Para você ter uma ideia, a atividade do comércio fechou com 1,1% de alta em 2017. Por sua vez, o resultado foi de 6,8% em 2018. Essa é a chance para sua empresa consolidar os resultados positivos.

Assim, fica claro que essa ferramenta traz uma percepção diferente, que indica quais são os resultados das ações tomadas na gestão financeira do negócio. Isso também é importante para evitar o chamado descasamento de caixa.

Isso acontece quando você vende a prazo, mas precisa pagar contas antes do recebimento dessa venda. Para isso, é preciso ter um controle financeiro rígido para ter capital de giro (valores em caixa que mantém o funcionamento da empresa) suficiente para a quitação de débitos.

Por exemplo: sua empresa vendeu R$60 mil nesse mês e a maioria das negociações com os clientes foi parcelada. Metade desse montante entrará em caixa nos próximos 30 dias. O restante, somente em 60 dias. O problema é que você precisa pagar contas, salários de funcionários e compras de fornecedores antes desses prazos.

Com um controle financeiro pelo fluxo de caixa, essa necessidade é identificada e você pode traçar estratégias para contornar a situação. É o caso de vender à vista para novos clientes, pegar um empréstimo bancário ou deixar os pagamentos atrasados e pagar a multa — contudo, a melhor saída é a primeira.

De toda forma, você conseguiu perceber a importância de controlar o fluxo de caixa, certo? Agora, qual é seu objetivo? Para que ele serve? Vamos entender melhor essa finalidade a seguir.

Qual é o objetivo do fluxo de caixa?

Sendo uma ferramenta de apoio à gestão financeira, o fluxo de caixa requer alimentação diária para que as informações se mantenham precisas e atualizadas. De nada adianta registrar as movimentações a cada semana ou mês, porque, nesse caso, é bem provável que existam divergências.

Nessa situação, fazer o ajuste “na marra” não é a melhor alternativa — afinal, você desconhecerá o que causou a diferença e qual aspecto exige mais atenção. Portanto, mesmo com dificuldades no início, o ideal é preencher os dados e utilizá-los para embasar as tomadas de decisão.

Ao fazer isso, você tem uma visão do presente e do futuro, porque tem noção da disponibilidade de caixa e da liquidez da empresa, ou seja, de sua capacidade de transformar aplicações e valores em conta-corrente em dinheiro.

Ao mesmo tempo, o fluxo de caixa é importante para reduzir a inadimplência do negócio. Com ele, você sabe qual é o nível de pagamentos atrasados e quando precisa receber à vista para honrar os compromissos. Ao complementá-lo com uma ferramenta de avaliação de crédito, você tem mais segurança nesse procedimento.

Para ter uma ideia, a taxa de reincidência de pessoas com dívidas em atraso ainda é significativa, apesar de estar em queda. O índice ficou em 42,5% em 2018, quando comparado ao total de inadimplentes existentes em 2017.

Isso significa que esse percentual de consumidores tinham débitos em aberto em 2017, pagaram suas contas, mas voltaram a ficar no vermelho em 2018. Esse resultado impacta o controle financeiro da sua empresa — por isso, deve ser considerado.

Nesse cenário, quais são os objetivos do fluxo de caixa? Listamos os principais em seguida.

Permitir o controle das atividades do ciclo operacional da empresa

Achou essa frase confusa? Vamos explicar! O ciclo operacional de um negócio corresponde da compra de um insumo ou produto até o recebimento dos valores referentes à venda. Nesse intervalo de tempo são executadas todas as atividades operacionais da empresa, que podem contemplar, a depender da companhia:

  • aquisição de matéria-prima, insumo ou produto;
  • início da produção, quando existir;
  • pagamento ao fornecedor;
  • término da produção;
  • venda;
  • recebimento do pagamento.

Essas etapas ocorrem de maneira simultânea para diferentes produtos. Como o recebimento dos valores tende a ser a prazo, é preciso recorrer a medidas de gestão, por exemplo:

  • vender ativos da empresa, como móveis e equipamentos em desuso;
  • liquidar estoques por meio de uma promoção ou outras ações estratégicas;
  • adiantar o recebimento de títulos a vencer pela chamada antecipação de recebíveis;
  • prorrogar os prazos de pagamentos com os fornecedores;
  • recorrer a empréstimos.

Nesse contexto, o controle do fluxo de caixa é fundamental para que você saiba qual é a previsão para os dias seguintes e qual é a melhor alternativa para o negócio.

Entender o impacto dos gastos futuros no caixa da empresa

Inserir os dados atuais e dos meses seguintes que já estão previstos facilita a compreensão de quais são os custos e as despesas existentes, bem como de seu efeito no futuro. Pela projeção, você consegue visualizar o que precisará pagar no futuro e quanto já tem garantido de recebimento.

Se o saldo for negativo, chegou o momento de criar ações para correr atrás do prejuízo, como já indicamos. Se for positivo, você pode reforçar o capital de giro da empresa ou planejar a compra de estoque ou de maquinário.

Evitar prejuízos

Controlar o dinheiro significa fazer uma gestão mais eficiente para evitar saldos negativos e traçar estratégias que melhorem o desempenho do negócio. Ao mesmo tempo, o fluxo de caixa especifica os dias em que os pagamentos cairão e quais são os compromissos existentes.

Com essa visão mais ampla, você planeja a quitação dos débitos em aberto para ter boa credibilidade e conquistar melhores condições de pagamentos com os fornecedores. Esse dado também serve para definir metas de vendas aos colaboradores, a fim de que todos trabalhem em prol do mesmo objetivo.

Compreender a origem e o destino do dinheiro

Sabe quando você gasta R$100 sem perceber e depois nem faz ideia de onde esse dinheiro foi desembolsado? Essa situação é bastante comum no orçamento pessoal, mas também acontece na gestão financeira da empresa.

É preciso evitar essa situação e saber exatamente de onde o dinheiro vem e para onde vai. Ao conhecer essas duas variáveis, você identifica se gastou mais do que devia, se fez investimentos pouco rentáveis, se precisa melhorar a política de cobrança ou se é preciso contar com uma solução que indica o risco de inadimplência dos clientes, para oferecer crédito de maneira mais precisa.

Essa medida é relevante porque, em 2018, foi verificado um aumento na demanda do consumidor por crédito. O índice foi 6,9% maior, o que indica a melhora do nível de confiança dos clientes. Por outro lado, exige um cuidado ainda maior com a política de cobranças.

Perceba que todos esses objetivos contribuem para uma visão mais clara da situação do seu negócio. Essa é a função principal do fluxo de caixa, que leva a tomadas de decisões mais precisas e ajuda sua empresa a crescer de maneira sustentável. Então, como utilizar essa ferramenta? Veja as dicas que preparamos logo abaixo.

Como criar um fluxo de caixa eficiente?

O fluxo de caixa sinaliza se faltou ou sobrou dinheiro depois de determinado período. A partir desses dados, você consegue saber se é preciso negociar um prazo maior ou menor de pagamento com clientes e fornecedores, por exemplo, para evitar aquele descasamento de caixa que citamos antes.

A questão é: como chegar a essa análise? Quais fatores são obrigatórios no fluxo de caixa para alcançar esse resultado? Confira as dicas que preparamos!

Verifique o saldo inicial

O primeiro passo para começar essa prática é saber quanto de dinheiro sua empresa tem em caixa, aplicações e conta-corrente. Essa é uma maneira fácil de diagnosticar a situação atual do negócio.

Lembre-se de que, nesse momento, é preciso registrar:

  • recebimentos, como vendas à vista e a prazo, valores de duplicatas, entre outros;
  • pagamentos, caso de compras à vista e a prazo, despesas e duplicatas a serem quitadas e outros compromissos;
  • previsões, isto é, até o último pagamento ou recebimento conhecido para fazer projeções para o futuro.

Para facilitar esse processo, você pode começar o lançamento de contas a pagar e a receber que forem conhecidos ou estimados. Em seguida, pense na parte de despesas ainda não consideradas, por exemplo, tributos, contas de água e luz, folha de pagamento dos colaboradores etc. Avalie a sazonalidade desses valores (ou seja, se são pagos todos os meses ou eventualmente), suas datas de vencimento e os possíveis reajustes.

Por último, use a média diária de vendas feita diariamente. Veja se existem meses de mais movimento — por conta de Natal ou Dia das Crianças, por exemplo — ou menos vendas. O melhor, nesse momento, é ser conservador. Tenha em mente que as despesas são mais facilmente identificadas. Já as receitas são mais difíceis de prever.

Separe receitas e despesas

Os lançamentos de receitas e despesas devem ser feitos por categoria. Cada transação precisa ser classificada, porque isso ajuda a avaliar a maior parte de origem dos recursos e quais gastos podem ser cortados ou reduzidos.

Você pode criar qualquer tipo de classificação, a depender do que se ajustar melhor para sua empresa. É o caso de aluguel, folha de pagamento, material de escritório, telefone e internet etc. Outra boa ideia é identificar as receitas e os gastos periódicos, isto é, que se repetem com frequência. A locação do imóvel é um exemplo, porque precisa ser paga todos os meses. Por sua vez, a reposição de estoques depende das vendas.

Registre entradas e saídas

Os dados obtidos devem ser colocados na íntegra. Isso significa que não se deve ignorar um gasto, mesmo que seja pequeno, como a compra de uma resma de folha A4 para o escritório. Mesmo que custe menos de R$10, o fluxo de caixa só será eficiente se os números estiverem corretos. A mesma informação é válida para os recebimentos, quaisquer que sejam os valores.

Lembre-se: a disciplina é fundamental para manter a saúde financeira do negócio. É a partir de um bom fluxo de caixa, com registro adequado de entradas e saídas, que é possível analisar a situação atual e tomar decisões acertadas.

Apesar dessa importância, 45% dos microempreendedores têm dificuldades em fazer o controle da sustentabilidade do negócio e outros 5% ignoram essa necessidade, segundo a Serasa Experian. Melhorar essa questão é a meta para 9 em cada 10 entrevistados.

Além disso, tenha em mente que é preciso fazer um monitoramento constante dos dados para saber como será o futuro. Por isso, vale a pena contar com um fluxo mensal e outro semestral ou até anual, para fazer projeções mais adequadas.

Atualize os dados constantemente

Os lançamentos feitos devem ser atualizados todos os dias, porque eles podem ser alterados. É o caso de você prever o pagamento de R$500 de conta de luz, mas receber a fatura e ver que ela ficou em R$650. Nesse caso, a previsão está incorreta e a quantia destacada precisa ser modificada.

Essa é a melhor maneira de fazer um planejamento de curto e longo prazos. Com isso, identifica a possibilidade de fazer investimentos futuros. Nessa etapa, ainda precisam ser analisados os saldos de contas bancárias, como corrente e poupança, da caixa administrativa, do cofre e de outros locais em que haja dinheiro guardado.

Com a identificação de todos esses valores e sua indicação, o cenário em que a empresa está inserida é mais claro. Por isso, vale a pena contar com um software de gestão para fazer a inserção dos dados e obter resultados automáticos. De quebra, essas soluções costumam oferecer relatórios e unificam as informações, que facilitam a análise e as tomadas de decisão.

Quais são os tipos de fluxo de caixa existentes?

Entendeu o conceito de fluxo de caixa? Provavelmente, está mais claro. Mas talvez você desconheça a informação de que há várias maneiras de fazer essa análise. Agora, vamos citar as principais e depois explicaremos por que vale a pena optar por um desses modelos. Entenda mais, por enquanto, são os tipos existentes.

Fluxo de caixa operacional

É gerado por receitas e despesas em determinado período e apresenta os resultados alcançados pela empresa. Ao mesmo tempo, indica se houve alguma variação no montante utilizado para manter o negócio em funcionamento. O problema é que esse modelo evidencia apenas o faturamento. Portanto, investimentos e a necessidade de capital de giro são ignorados.

Fluxo de caixa direto

É o método mais utilizado, no qual são registrados receitas e despesas sem desconto. Os valores são categorizados conforme sua natureza contábil, por exemplo, pagamento de fornecedores, recebimentos de clientes, impostos e mais. A única vantagem é ter as informações disponíveis a qualquer momento.

Fluxo de caixa indireto

É um modelo mais complexo, porque se baseia nos lucros e nos prejuízos indicados na Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), que é um demonstrativo contábil. Leva em consideração alguns itens econômicos, como amortização, depreciação e variações nas contas patrimoniais. Como o fluxo de caixa não é utilizado, é um método que apresenta muitas divergências.

Fluxo de caixa projetado

É a melhor opção, porque utiliza uma estimativa das próximas ações a serem tomadas com base nos resultados alcançados. Para isso, o gestor analisa pagamentos e recebimentos presentes, faz uma média e depois constrói uma visão futura.

A partir do conhecimento de todos esses métodos, fica claro que o fluxo de caixa direto é o mais usado — e você pode adotá-lo para o presente. No entanto, o projetado traz um ponto de vista diferente e mais aprofundado. Por isso, é a alternativa mais adequada. Vamos explicar melhor a seguir.

Por que usar o fluxo de caixa projetado?

O fluxo de caixa projetado é uma ótima ferramenta de gestão financeira. Ela oferece a você a chance de encontrar possíveis falhas ou riscos, isto é, situações capazes de comprometer a saúde do seu negócio. A partir dessas informações, é possível se adiantar e adotar ações que minimizem os danos obtidos.

Agora, por que esse objetivo é alcançado? A resposta é simples! O modelo projetado é composto por entradas e saídas de determinado intervalo de tempo, tanto presente quanto futuro. A inserção dos dados ao longo dos meses traz um conhecimento mais aprofundado da situação financeira, com indicação de lucros, despesas e receitas.

Nesse contexto, fica claro que o fluxo de caixa projetado contribui com aspectos de curto e longo prazo. No primeiro caso, há melhorias na escolha das datas de pagamento dos fornecedores e na definição dos demais vencimentos.

No segundo, há facilidade para:

  • planejar as atividades financeiras;
  • determinar investimentos futuros;
  • controlar a saúde financeira empresarial;
  • analisar a liquidez do negócio;
  • gerenciar melhor o capital de giro.

Assim, fica claro que a empresa que adota o método projetado está menos vulnerável a problemas financeiros, além de controlar melhor os recursos disponíveis. Isso leva ao cumprimento das obrigações assumidas e melhoria da reputação e da credibilidade do negócio.

Benefícios do fluxo de caixa projetado

Esse modelo oferece várias vantagens ao empreendedor. Veja as principais!

Evitar gastos desnecessários

Os gastos registrados permitem saber qual é o uso do dinheiro no negócio. Você pode descobrir, por exemplo, que 60% do faturamento está alocado para o pagamento de despesas fixas, que são aquelas que precisam ser quitadas todos os meses.

Ao ter essa noção, é possível identificar onde há desembolsos supérfluos e quais são as áreas e atividades mais relevantes, como a contratação de colaboradores, expansão do local de trabalho ou aquisição de equipamentos. O resultado é a chance de alocar melhor os recursos.

Assegurar o cumprimento das obrigações

As contas acumuladas são negativas ao negócio, porque exigem um desembolso grande de dinheiro de uma só vez, além de implicarem multas e encargos. Ao fazer o fluxo de caixa projetado, você se prepara para os períodos seguintes e tem uma chance maior de honrar os compromissos em dia. Ao mesmo tempo, isso ajuda a definir ações preventivas e corretivas.

Aperfeiçoar as tomadas de decisão

O ideal é sempre tomar decisões embasadas em dados. Isso tem até um nome: gestão data driven. O que significa? Na prática, que você deve observar os resultados atingidos pela empresa para, então, definir o melhor caminho a seguir.

Por exemplo: se o fluxo de caixa indicar prejuízo, é inviável fazer um investimento em curto prazo, certo? Nesse caso, é preciso fazer uma análise aprofundada para saber se o caixa receberá aportes em pouco tempo. Se a resposta for “sim”, vale a pena conversar com os fornecedores e verificar a possibilidade de pagar alguns dias após o vencimento, sem prejudicar o relacionamento com esses parceiros.

Se a resposta for “não”, é preciso considerar outras alternativas. Uma delas é a antecipação de recebíveis, em que você vende os boletos e duplicatas futuros e recebe o valor no presente, com o desconto de algumas taxas. Outra é pegar um empréstimo bancário.

Além disso, a projeção feita no fluxo de caixa indicará a necessidade de ter mais precisão na concessão de crédito das vendas a prazo. Com um sistema que avalia o crédito do cliente, por exemplo, você consegue definir quem tem menos chance de ser inadimplente para evitar esse desequilíbrio de caixa.

Percebe como é importante adotar o fluxo de caixa, especialmente o modelo projetado? É assim que você saberá exatamente o que deve fazer, qual é a situação financeira do seu negócio e como atingir resultados melhores. Com essas informações, a chance de sucesso do seu negócio são muito maiores.

Então, que tal começar a fazer o fluxo de caixa projetado na sua empresa? Aproveite e veja também o que é preciso para manter a saúde do setor de vendas em dia.

Publicada em 19/06/2019 - Fonte: Serasa Empreendedor
Gostou desse conteúdo?
Compartilhe: