Emissão de NF: como emitir sua nota fiscal eletrônica sem mistérios!

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emissão de nf-e

A emissão de NF-e, desde quando começou a ser exigida, passou por inúmeras modificações e adequações, além da criação de novos modelos para atender a todos os tipos de empreendimentos existentes no Brasil.

Com isso, algumas dúvidas e confusões foram surgindo na mente dos empreendedores, principalmente, sobre os tipos de documentos fiscais adequados para cada operação realizada dentro de uma microempresa.

No artigo de hoje, vamos mostrar como funciona a emissão desses documentos para esse tipo de empresa, bem como, os principais benefícios que ela pode proporcionar. Acompanhe!

Como funciona a emissão de NF-e para microempresa?

Quando o projeto da NF-e foi criado, as empresas tiveram um prazo para se adequarem. Inicialmente, ele atingiu apenas negócios de porte mais elevado, em seguida, as empresas grandes e médias, até chegar às microempresas (ME). Atualmente, independentemente do porte ou tipo de atividade, a sua empresa, mesmo sendo uma ME, encontra-se obrigada a emitir documentos fiscais eletrônicos.

Além disso, é importante salientar que a maioria dos estados brasileiros estão seguindo a tendência de eliminar totalmente os documentos fiscais emitidos de forma manual. Obrigando, assim, que as microempresas também passem a emitir seus documentos fiscais de forma digital.

Além disso, vale a pena ressaltar que muitos entes federativos não disponibilizam mais a possibilidade de utilizar o emissor gratuito, devendo o empresário adquirir um sistema para esta finalidade. Além disso, também será necessário a utilização do certificado digital para transmitir tais documentos .

Quais são as principais vantagens desse processo?

Alguns empresários podem enxergar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas como algo ruim, já que eles acabam tendo que investir na aquisição de softwares e ferramentas para tal atividade.

No entanto, muitos já conseguem perceber que a emissão de documentos fiscais eletrônicos pode proporcionar muito mais benefícios que transtornos para uma empresa. Neste tópico, vamos mostrar quais são as vantagens de investir nesse tipo de emissão fiscal.

Ganho de tempo

Um dos benefícios, que pode ser percebido desde os primeiros dias de utilização desse tipo de sistema, é o ganho de tempo. Ter que emitir notas fiscais manuais demanda certo tempo do empresário ou do seu colaborador, caso ele o tenha.

Isso porque, na maioria dos casos, é necessário fazer o preenchimento do formulário, o que pode ser cansativo e demorado. Com um bom sistema de emissão, esse problema simplesmente não existirá, já que o procedimento realizado nesses softwares é extremamente simples, rápido, direcionado e focado para ser o mais eficiente possível. Dependendo do tipo de negócio que você tenha, apenas alguns cliques são suficientes para emitir a nota fiscal.

Redução de custos

Com toda essa praticidade, você eliminará os antigos e obsoletos formulários de emissão de notas fiscais. Afinal, sequer é necessário imprimir o DANFE de um documento fiscal digital. Além disso, você não precisará destinar os seus colaboradores para passar horas do dia dedicando-se ao trabalho manual de emissão de notas fiscais. Isso permite que seu colaborador execute outras atividades importantes dentro do seu empreendimento.

Facilidade no armazenamento

A facilidade no armazenamento também é outra característica muito marcante nesse tipo de documento fiscal. Isso porque todas as suas notas fiscais poderão ser guardadas em arquivos digitais na nuvem ou em servidores específicos para esse fim. Nesse contexto, ficará dispensada a necessidade de salas e arquivos intermináveis para fazer o armazenamento de papéis e documentos físicos originários da sua emissão fiscal.

Quais são os tipos de documentos fiscais que podem ser utilizados?

Ao optar pela emissão de documentos fiscais digitais, a microempresa terá acesso a todos os tipos disponíveis e possíveis para a atividade que ele desenvolve. Confira agora quais são eles:

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é o modelo mais comum e mais antigo entre os documentos fiscais digitais. Ela serviu para substituir os antigos modelos 1 que existiam antigamente. Atualmente, ela é chamada de modelo 55 e serve para a comercialização de mercadorias e transportes de qualquer natureza.

Nota Fiscal Avulsa

A nota fiscal avulsa é um documento que serve para suprir a necessidade de alguns empreendedores de efetuar a saída de alguns produtos, item ou bens de seu estabelecimento, porém, não são credenciados na emissão da NF-e.

Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de nota fiscal é o mais recente, criado pela legislação. A NFC-e surgiu para substituir as antigas notas fiscais de venda ao consumidor final, emitidas manualmente. Quando elas surgiram, muitas empresas, que trabalhavam apenas com esse tipo de documento, passaram a ter que investir em sistemas para poderem continuar emitindo notas nesse formato.

Como emitir um documento fiscal eletrônico?

Agora que você já entendeu como funciona a emissão de documentos fiscais, vamos mostrar como você pode fazer isso em sua empresa. Inicialmente, você precisará de um bom sistema de emissão. Afinal, como já mencionamos, os emissores gratuitos, em muitos estados, já não podem mais ser utilizados.

Em segundo lugar, será necessária a aquisição de um certificado digital. Essa ferramenta é necessária para fazer a verificação dos seus dados e garantir segurança e confiabilidade na transmissão da sua nota fiscal ao órgão responsável pela sua liberação que, neste caso, é a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada ente federativo.

Não é necessário imprimir o DANFE de todas as notas fiscais emitidas pela sua empresa. Entretanto, é interessante ter uma impressora convencional à disposição para fazer a impressão desse documento, caso seja solicitado por alguns clientes.

Porém, em muitos casos, o envio do DANFE pode ser feito por e-mail ou outro meio eletrônico. Lembrando que a nota fiscal eletrônica, propriamente dita, nada mais é do que o arquivo XML, gerado assim que documento fiscal é autorizado pela SEFAZ.

Com todas essas dicas e informações, você terá mais facilidade na hora de a emissão de NF-e de outros documentos fiscais eletrônicos de sua empresa. Com os benefícios que foram mencionados, sua empresa atenderá perfeitamente ao que determina a legislação.

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Publicada em 17/07/2019 - Fonte: Serasa Experian
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