Como organizar o estoque e planejar a frequência de compras

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como organizar o estoque

Cada negócio é único e possui necessidades diferentes de estoque e compras. A organização nessa hora é essencial, afinal pode ajudar a evitar desperdícios e falta de insumos e mercadorias.  Por isso, pensando em te ajudar a organizar o estoque e planejar a frequência de compras, criamos esse artigo. 

O primeiro passo é entender qual a necessidade do seu negócio. Suas compras precisam ser feitas diariamente, semanalmente ou mensalmente? Vale esquecer o que você já ouviu sobre “comprar a maior quantidade possível para economizar no frete” ou “só comprar o essencial, sem desperdícios”. Essas estratégias não funcionam para todo mundo e muitas vezes não levam em consideração as vantagens ou as desvantagens para o negócio.  

Ainda tem dúvida de quanto comprar e com qual frequência realizar as reposições? Então continue lendo este artigo.  

Entenda qual é a necessidade da sua empresa 

Para organizar o estoque, é essencial entender qual o seu tipo. Essa é uma etapa importante para organizar o seu negócio. Existem algumas formas de classificá-lo. São elas:  

  • Estoque de reserva; 
  • Estoque consignado; 
  • Estoque sazonal; 
  • Estoque terceirizado; 
  • Estoque inativo. 

Para ajudar a definir qual o seu estoque, é preciso levar em consideração qual a finalidade da sua empresa. 

Estoque de insumos: também conhecido como estoque de matérias-primas. Ele é essencial para manter o fluxo de produção, já que se faltar um insumo a produção pode ser prejudicada e causar prejuízo financeiro para a empresa. Aqui podem se encaixar fábricas e empresas de serviços, afinal um salão de beleza sem xampu, por exemplo, pode ser afetado pela falta de estoque. 

Estoque de produtos acabados: esse é o tipo de estoque de produtos prontos para venda, ou estoque de comercialização. Nesse caso, a falta de produtos para serem vendidos pode gerar prejuízos para empresa que não tiver o produto disponível.  

Quer entender mais sobre gestão de estoque? Confira também esse material do Sebrae.  

Saiba quanto deve comprar 

Depois de saber qual a necessidade da empresa e seu tipo de estoque, chega a grande dúvida: quanto comprar? Para saber, é preciso dimensionar a quantidade necessária de cada produto. Se o seu estoque é de insumos ou de produtos acabados, existe uma pequena diferença.  

O que levar em consideração em estoque de insumos: 

  • Quantidade do insumo em estoque; 
  • Quantidade necessária do insumo; 
  • Tempo de entrega do fornecedor; 
  • Espaço disponível para armazenagem; 
  • Data de validade do insumo, no caso de perecíveis.  

O que levar em consideração em estoque de produtos acabados: 

  • Expectativa de vendas (por vezes é bastante incerta);  
  • Quantidade existente do produto acabado; 
  • Data de validade do produto; 
  • Espaço disponível para armazenagem. 

Planeje a produção e a expectativa de vendas 

Na hora de planejar a expectativa de vendas, é essencial considerar a sazonalidade, como Natal e Black Friday. Entenda de qual prazo você precisa para conseguir atender toda a demanda.  

Por exemplo, uma produção precisa preparar com meses de antecedência um produto, já um restaurante faz o item alguns minutos antes. Isso é importante de se considerar, pois muitas das matérias-primas utilizadas podem ter prazos curtos de validade.  

Vamos ver na prática como funciona?  

Um restaurante self-service está planejando suas compras e precisa garantir os seguintes insumos: carnes, grãos, folhas, legumes e verduras e bebidas. Faremos o planejamento ponderando um futuro de uma a quatro semanas. 

Começaremos preparando o orçamento de compra: 

Carne 

  • Quantidade existente em estoque: 50 kg; 
  • Espaço disponível para armazenagem: 500 kg; 
  • Quantidade necessária do insumo (por semana): 50 kg; 
  • Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; 
  • Data de validade do insumo: 6 meses. 

Nesse caso, como há espaço disponível para armazenar o insumo, o prazo de validade permite estocá-lo por até 6 meses e a entrega é semanal, podemos comprar 50 kg de carne, suficientes para uma semana, ou 200 kg de carne, suficientes para um mês.  

Grãos 

  • Quantidade existente em estoque: 200 kg de arroz e 250 kg de feijão; 
  • Espaço disponível para armazenagem: 1.000 kg de grãos; 
  • Quantidade necessária do insumo por semana: 100 kg de arroz e 100 kg de feijão; 
  • Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; 
  • Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 12 meses. 

Já no caso dos grãos, a data de validade permite fazer um estoque grande, mas o espaço para armazenamento é limitado. Como a entrega é realizada toda semana, a quantidade atual de arroz e feijão é suficiente. Contudo, caso deseje comprar o suficiente para um mês, basta completar o estoque até atingir 400 kg de arroz e 400 kg de feijão.  

Folhas, legumes e verduras 

  • Quantidade existente em estoque: 5 kg de folhas e 40 kg de legumes e verduras; 
  • Espaço disponível para armazenagem: 600 kg de folhas, legumes e verduras; 
  • Quantidade necessária do insumo por semana: 10 kg de folhas e 50 kg de legumes e verduras; 
  • Tempo de entrega do fornecedor: de 3 a 4 dias; 
  • Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 4 dias para folhas e 10 dias para legumes e verduras. 

Já no caso de folhas, legumes e verduras, a data de validade não permite fazer um estoque superior a quatro dias, apesar de haver espaço para armazenamento. Como a entrega é realizada duas vezes na semana, podemos comprar 5 kg de folhas na segunda e 5 kg na sexta, suficientes para atender à necessidade com uma pequena sobra, e 50 kg de legumes e verduras uma vez na semana ou 25 kg duas vezes na semana, quantidade igualmente suficiente para atender à demanda. 

Bebidas 

  • Quantidade existente em estoque: 50 latas do refrigerante A, 40 do B e 30 do suco C; 
  • Espaço disponível para armazenagem: 800 latas; 
  • Quantidade necessária por semana: 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco; 
  • Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias; 
  • Data de validade do produto: 12 meses. 

Diferentemente da carne, dos grãos, das folhas, dos legumes e das verduras, as bebidas em lata não são insumos, são produtos acabados. A lógica, porém, é a mesma: a data de validade e o espaço permitem fazer um estoque superior a duas semanas e até superior a um mês. Como a entrega é realizada uma vez a cada sete dias, podemos comprar 100 latas do refrigerante A, 60 do B e 40 de suco, suficientes para duas semanas, ou 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco, suficientes para quatro semanas. 

Fazendo o orçamento de compra 

Depois de ter calculado a quantidade semanal necessária de insumos e produtos, basta calcular o valor de compra, conforme exemplo abaixo:  

Orçamento de compra semanal 
             
Item  Unidade  Quant. existente  Quant. necessária  Quant. a comprar  Preço de compra  Total 
Carne  Kg  50  50  50   45,00    2.250,00  
Arroz  Kg  200  100  0   5,00    –  
Feijão  Kg  250  100  0   6,00    –  
Folhas,  Kg  5  10  10   4,00    40,00  
legumes e verduras  Kg  40  50  50   3,00    150,00  
Refrigerante A  Lata  50  50  50   2,00    100,00  
Refrigerante B  Lata  40  30  20   2,50    50,00  
Suco   Lata  30  20  10   2,30    23,00  
Total de compras   2.613,00  

 

Orçamento de compra mensal 
             
Item  Unidade  Quant. existente  Quant. 

necessária 

Quant. a 

comprar 

Preço de compra  Total 
Carne  Kg  50  50  200   45,00    9.000,00  
Arroz  Kg  200  100  300   5,00    1.500,00  
Feijão  Kg  250  100  250   6,00    1.500,00  
Folhas,  Kg  5  10  45   4,00    180,00  
legumes e verduras  Kg  40  50  210   3,00    630,00  
Refrigerante A  Lata  50  50  200   2,00    400,00  
Refrigerante B  Lata  40  30  110   2,50    275,00  
Suco  Lata  30  20  70   2,30    161,00  
Total de compras   13.646,00  

 

Mas vale levar em consideração alguns detalhes:  

  • A entrega demora uma semana para ser realizada, ou seja, até que o novo pedido chegue, o estoque já terá sido consumido. Em casos assim, compre sempre com uma semana de antecedência.  
  • Os alimentos perecíveis, como folhas e legumes, devem ser comprados duas vezes na semana. Isso não altera o seu orçamento e mantém a qualidade dos produtos sem desperdícios.  

Essas dicas foram úteis para você? Se quiser aprender mais, confira esse conteúdo sobre capital de giro para manter seu negócio funcionando e custear as suas compras.  

Esse conteúdo foi criado pelo Sebrae para o Projeto Aprenda Serasa Sebrae!

Publicada em 31/03/2022 - Fonte: Aprenda Serasa Sebrae
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