Passo a passo de como evitar fraudes nas empresas

Saber como evitar fraudes nas empresas requer comprometimento e atenção de toda a equipe. A solução mais indicada é uma gestão antifraude que, apesar de complexa, pode ser facilmente implementada a partir de pequenos passos.

A grande dificuldade é cobrir todos os pontos e possíveis falhas. Sabemos que o dia a dia de um gestor é desafiador, principalmente, em pequenas e médias organizações. De forma preventiva, é preciso obter conhecimento sobre os principais riscos e atenção aos detalhes para evitar que eles causem estragos.

Para ajudar, neste artigo, vamos mostrar um passo a passo completo para evitar esse tipo de problema. Confira!

O que é fraude?

De forma resumida, podemos definir fraude como toda ação ou omissão — intencional ou não — com o objetivo de lesar alguém ou determinada instituição financeiramente. Esse tipo de ato é crime e pode trazer prejuízos para terceiros e ganhos financeiros ilícitos para as pessoas de má-fé que o praticam.

Na verdade, é um dos fatores que mais prejudicam não só grandes, mas também, pequenas e médias empresas ao redor do mundo. Traz prejuízos à saúde financeira do negócio e impacta a reputação, desvirtua a imagem externa e cria um clima de insegurança no ambiente organizacional.

Em casos envolvendo corrupção, por exemplo, além de perdas financeiras, a fraude se torna uma verdadeira crise de imagem. Assim, atinge todos os stakeholders, incluindo funcionários, parceiros, sócios e acionistas.

Existem muitos tipos de fraudes e, devido a falta de atenção e conhecimento prévio sobre o assunto, a organização se torna presa fácil para pessoas mal-intencionadas que, muitas vezes, estão dentro da empresa.

Com exceção de roubo e outras formas mais óbvias, às vezes, os gestores não têm um conhecimento amplo do que pode ser considerado fraude. Uma quebra na política de reembolso ou levar para casa um item do escritório são exemplos de ações que passam despercebidas.

Podem parecer coisas bobas. No entanto, a longo prazo, e feito de forma recorrente por diversos funcionários e, até mesmo, pelo próprio corpo diretivo, isso pode virar uma bola de neve. A existência da tipificação do desperdício voluntário, por exemplo, não é conhecida por muitas pessoas, inclusive, pelos gestores, mas assim como os demais crimes, pode causar danos.

Todos os dias, milhares de organizações ao redor do mundo estão expostas a corrupção, fraudes e golpes. O trabalho das empresas e dos gestores passa a ser não só a satisfação dos clientes, mas também, evitar que elas próprias sejam prejudicadas de alguma forma. Continue a leitura para conhecer quais ações têm potencial para impactar negativamente seu negócio.

Quais os tipos de fraude mais comuns nas empresas?

A verdade é que existe muita correria, cobrança, falta de tempo e acúmulo de funções no ambiente corporativo. Com tanta pressão, é muito fácil deixar passar fraudes que possam lesar a saúde financeira do negócio e comprometer a organização.

Desde o furto de material de escritório até o desperdício voluntário, sua empresa e seus clientes podem ser lesados das mais diversas formas. Independentemente do tamanho, toda organização precisa ficar atenta aos principais tipos de fraudes. O primeiro passo é conhecê-los.

Furto

Podemos definir furto como apropriação de algo que não é seu, em benefício próprio. Pode ser um ativo da empresa, como caneta, notebook, celular corporativo, cafeteira, televisor ou, até mesmo, documentos e informações de clientes, fornecedores ou parceiros.

O furto, nesse sentido, está relacionado à vantagem financeira adquirida com o item ou informação, e está previsto como crime no Código Penal Brasileiro. O furto de produtos comercializados pela empresa também é comum, por isso, uma boa dica é investir o quanto antes em uma boa gestão de estoque.

Apropriação indébita

Esse tipo de fraude acontece quando o uso do ativo ou informação é feito sem o consentimento do proprietário. Por exemplo, quando um funcionário utiliza o dinheiro para a compra de um item de uso pessoal, não relacionado e não acordado previamente, durante uma viagem e, depois, pede o reembolso.

Desvio financeiro

Isso ocorre quando um ativo financeiro tem seu destino alterado. Por exemplo, quando o dinheiro para o investimento em uma obra de ampliação de uma das matrizes da organização se torna uma semana de férias no Caribe para um dos membros do corpo diretivo. Ou ainda, quando um dos diretores utiliza o dinheiro do capital de giro da empresa para comprar um carro de luxo para uso próprio.

Sabotagem

Nesse tipo de fraude, o objetivo é, simplesmente, prejudicar a empresa. Não ocorre, necessariamente, em benefício financeiro próprio — pelo menos, não de forma direta. A sabotagem também é crime, e seus responsáveis podem responder civil e criminalmente por isso.

Desperdício voluntário

O desperdício intencional pode ser considerado um tipo de fraude. Essa ação ocorre com frequência em compras inflacionadas de alimentação, insumos e transporte.

Vale ressaltar que quando o desperdício ocorre sem querer, ou por falha, falta de atenção etc., não é considerado fraude. Mas quando ele acontece de forma intencional, com o objetivo de lesar a empresa, sim.

Corrupção

Diferentemente do que muitas pessoas acreditam, a corrupção não está restrita somente à administração pública e à política. Podemos entendê-la como um tipo de fraude, quando é realizada para favorecer financeiramente a si mesmo, ou alguém, por meio do abuso de poder do cargo desempenhado.

Ela pode ocorrer quando empresários ou funcionários realizam acordos ilícitos e descumprem normas da instituição e de seus cargos para obter alguma vantagem indevida. Por exemplo, isso pode acontecer em editais de licitação de serviços, durante o firmamento de parcerias e, até mesmo, no cadastro de fornecedores.

Existem gírias para isso: a chamada “merenda”, ”incentivo” ou ainda, “chorinho”. Sempre que escutar esse tipo de termo pelos corredores da empresa, é bom tomar cuidado.

Essa lista não apresenta todos os tipos de fraudes que sua empresa pode sofrer com a falta de monitoramento. Depende muito do segmento. Além dos citados acima, também são considerados fraudes: adulteração de contratos, falsificação de documentos, registros de transações não comprovadas e outros atos de origem obscura.

Como evitar fraudes nas empresas?

A empresa e seus dirigentes são os principais responsáveis por identificar e prevenir atos ilegais e erros no ambiente interno. Isso requer um bom conhecimento dos aspectos, processos e fluxos internos, organização, ética e atenção aos detalhes.

Toda instituição precisa de mecanismos de proteção contra fraudes internas, independentemente do porte e do segmento. A seguir, você poderá conferir um passo a passo sobre como evitar fraudes dentro da organização.

Conheça os procedimentos que envolvem dinheiro

O primeiro passo é conhecer a fundo todos os procedimentos da sua empresa e monitorá-los, principalmente, aqueles que envolvem dinheiro. Para isso, uma boa dica é criar documentos de acompanhamento, manuais, políticas internas, check lists, e solicitar relatórios dos diferentes setores.

Um procedimento que envolve dinheiro e frequentemente cria brechas para fraudes é o sistema de reembolso de despesas. Por exemplo, é comum encontrarmos notas frias e superfaturadas sendo reembolsadas devido a gastos de viagem corporativa.

Por isso é tão importante conhecer esse tipo de procedimento, instituir regras e usar a tecnologia para aumentar a acurácia da análise e do monitoramento.

Monte uma equipe de confiança e ética

Uma empresa se faz não só da visão de negócio do corpo diretivo e dos donos, mas também, de seus funcionários. São eles que executam a maioria dos procedimentos que envolvem a organização. Portanto, busque sempre zelar pela escolha de pessoas éticas e de confiança.

A estratégia adequada de recrutamento e treinamento é um bom ponto de partida. Busque talentos com perfis comportamentais compatíveis, treine e instrua os colaboradores sobre aspectos legais e éticos dos processos e do mercado no qual a instituição se insere.

Conhecimento e treinamento reduzem a incidência de erros. Para isso, você pode organizar treinamentos, palestras e reuniões de alinhamento para ter a certeza de que todos estão engajados com os objetivos da empresa. Instituir um código de conduta e normas também é fundamental.

Vale ressaltar que de nada adianta ter tudo isso se os seus colaboradores tiverem medo de fazer denúncias. Abra espaço para que qualquer atividade ilícita possa ser reportada, até mesmo, contra membros do corpo diretivo.

Acompanhe todos os relatórios

Relatórios servem para acompanhamento, não são um mero registro histórico da empresa. Muitas fraudes podem ser identificadas por meio deles, basta que, para isso, sejam analisados. Por exemplo, o relatório mensal de valores reembolsados durante uma viagem discrepante pode indicar que algo não está certo.

Você não precisa basear toda a sua vida corporativa apenas em relatórios, mas sim, observá-los como dados sintéticos de tudo o que está acontecendo na organização e em seus diferentes departamentos. Fique de olho, também, nos indicadores financeiros. A partir deles, dá para saber se existe algo errado ou estranho, passível de ser investigado.

Conte com a tecnologia

Além de ajudar na gestão financeira da empresa, a tecnologia também é indispensável na prevenção de fraudes. O uso certeiro e inteligente dela pode ajudar a monitorar os processos e operações de uma gestão antifraude. Atualmente existem diversos sistemas, específicos ou não, plataformas e ferramentas digitais para fazer isso de forma simples, prática e eficaz.

Verifique as referências de fornecedores e parceiros

Assim como você deve prezar por buscar bons colaboradores, também precisa ter o mesmo zelo em relação a fornecedores. Busque empresas confiáveis para parcerias de negócio.

Esse tipo de relacionamento precisa ser claro e transparente em todos os aspectos. Vale tanto para a administração contábil e financeira quanto para a comunicação com colaboradores, imprensa e demais stakeholders.

Uma crise envolvendo fornecedores pode facilmente resvalar em sua organização. Uma boa dica é realizar uma consulta do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) do futuro parceiro.

Por meio dessa ferramenta, é possível saber se a empresa está ativa ou não, bem como verificar a existência de pendências e protestos contra ela. Pesquise o nome da instituição, busque referências, faça consultas para saber se o futuro parceiro é aquilo que alega ser.

Esse cuidado deve ser estendido a todos que se relacionam com sua marca: ONGs, prestadores de serviço, sócios, fornecedores e, até mesmo, clientes.

Tenha uma boa gestão de riscos

Uma fraude envolvendo a organização — ou as pessoas que trabalham nela — é uma ameaça muito grande para a sobrevivência e reputação da empresa. A depender do grau e nível, pode trazer problemas difíceis de resolver.

Nesse sentido, a gestão de riscos é fundamental para avaliar o grau de impacto de todo evento que possa prejudicar a capacidade e o crescimento da organização. A fraude é apenas uma dessas ameaças.

De forma resumida, o papel desse tipo de gestão é prevenir problemas e definir o melhor curso de ações para resolvê-los, antes que aconteçam. Além disso, também pode solucionar conflitos de interesse, desvio de condutas e comportamentos antiéticos.

Se sua empresa for de grande porte e de capital aberto, uma gestão de risco é indispensável, pois é um pré-requisito para um negócio seguro, transparente e ético. Essas características são valorizadas por acionistas e investidores. Eleja uma equipe de profissionais qualificados para ficar ao lado da direção não só para achar eventuais riscos, mas também, para aconselhá-los em momentos de crise.

Crie políticas de segurança da informação

A confiabilidade e a segurança dos dados que transitam dentro da empresa são de extrema importância. O vazamento de tais informações, de forma intencional ou não, pode abrir margens para diversos golpes e fraudes, assim como colocar clientes, colaboradores e parceiros em risco.

Por exemplo, imagine os dados do cartão de crédito de um cliente nas mãos de uma pessoa mal-intencionada e os riscos que poderiam vir a partir dali. Por isso, uma política de segurança da informação é tão importante.

Crie diretrizes claras e rigorosas de proteção e controle de dados. Saiba quais colaboradores e parceiros têm acesso a cada informação para evitar vazamentos e ataques externos.

Implemente processos de auditoria

Mesmo tomando todos esses passos, é bem provável que existam ainda alguns pontos frágeis dentro do fluxo e dos processos, até quando há cuidados, como acompanhamento de resultados e contratação de uma equipe de confiança. É exatamente nesse momento que você deve investir em auditorias, tanto interna quanto externa.

Elas serão fundamentais para identificar, eliminar e prevenir fraudes, principalmente, se sua instituição estiver em crescimento. Pense na auditoria interna como uma ferramenta de controle da administração capaz de verificar de forma sistemática o funcionamento de todas as atividades da empresa, desde ações operacionais até a conferência contábil.

Preventivamente, ela analisa pontos de risco em que existem chances de fraude e o perfil das pessoas que praticam esses atos para ficar de olho. Para ter certeza de que tudo está nos trilhos, ela verifica continuamente se a política da empresa está sendo praticada e se tudo está de acordo com a legislação vigente.

A auditoria externa, por outro lado, é obrigatória para empresas de grande porte que tenham capital aberto. São pessoas de fora contratadas para atuar dentro da organização verificando demonstrativos, fluxos de caixa, balanço patrimonial e demais aspectos do setor contábil. Tudo isso, para dar mais transparência e segurança aos acionistas.

Por meio da auditoria e do acompanhamento, é possível identificar falhas e em que setores as fraudes estão sendo praticadas ou podem acontecer. No entanto, não adianta fazer tudo isso se os erros e ocorrências ilícitas não forem reportados imediatamente. Dessa forma, uma postura ética e proativa envolvendo toda a organização é fundamental para que tudo dê certo.

O que fazer quando uma fraude já em curso é identificada?

O passo a passo que apresentamos acima é para prevenir fraudes. No entanto, muitas vezes, algumas delas são descobertas durante o processo de implantação dos mecanismos de prevenção. Nesse caso, o que fazer? Quais as atitudes a se tomar?

A depender do tempo de duração da fraude e do número de vezes que o ato foi cometido, as consequências financeiras podem ser irreparáveis. Resta apenas cuidar para que os responsáveis respondam por isso.

Para a gestão, pode ser uma ótima oportunidade de aprendizado para otimizar o processo de monitoramento e políticas. O principal passo, no entanto, é contratar uma empresa especializada ou auditor para investigar a situação por meio de processo administrativo interno.

Ele vai verificar quem realizou a fraude, e onde, quando e por que ela foi efetivada, além do quanto de dinheiro a organização perdeu com o crime. A empresa ou auditor vai documentar, por meio de ferramentas lícitas e corretas, todas as provas necessárias para que os responsáveis respondam criminalmente por seus atos. Isso deve ocorrer garantindo sempre o direito do contraditório e ampla defesa.

É claro que nem sempre é possível contratar um profissional especializado para averiguar a situação. Em pequenas e médias empresas, já com a saúde financeira comprometida devido à fraude, isso é ainda mais evidente.

Em situações difíceis como essa é preciso ressaltar o que não deve ser feito. Confira algumas dicas!

1. Não espalhe a notícia

Sair divulgando a quatro cantos do mundo a ocorrência da fraude sem a investigação correta pode alertar os responsáveis. Com isso, provas podem ser destruídas e a eventual análise dos acontecimentos e danos prejudicada.

2. Não acuse ninguém sem provas

Em meio ao choque, é muito comum que dedos sejam apontados. É preciso ter cuidado para não acusar funcionários injustamente. Eles podem ser prejudicados por isso e render processo de danos morais contra sua empresa. Deixe a identificação dos responsáveis a cargo de profissionais experientes.

3. Escolha uma pessoa qualificada e de confiança para averiguar

A suspeita de fraude precisa ser levada a sério pelos dirigentes. A averiguação deve ser feita de forma cuidadosa e reservada, e é bom que seja feita por uma pessoa de confiança que entenda do processo em que o crime ocorreu.

Delegar uma tarefa tão importante a uma pessoa não capaz pode ser um tiro no pé. As chances de que o responsável não seja identificado e do desconhecimento sobre os impactos financeiros da ação são grandes. Isso sem falar do risco de acusar inocentes envolvidos no processo.

4. Não demita os suspeitos

Isso é um erro comum que pode não só atrapalhar o andamento da investigação, como aumentar as perdas financeiras com processos trabalhistas que eventualmente possam vir a acontecer, caso a pessoa seja inocente. Até que toda a situação seja analisada e investigada criminalmente, é sempre bom manter os suspeitos à vista.

Além disso, ao demitir de forma apressada, sua empresa perde a oportunidade de desligar o praticante com justa causa ao final do processo administrativo.

5. Não ameace ou coaja funcionários

O uso de tais meios é proibido a todos, inclusive, a autoridades policiais. Tome cuidado para não criar situações desagradáveis que constranjam ou coloquem em risco sua organização e empregados. A violência nunca é o caminho e não resolve nada.

6. Não adote métodos ilegais de investigação

É importante que toda a investigação interna, que é de direito e obrigação da empresa, ocorra de forma legal e de acordo com a legislação vigente. Portanto, são proibidas as seguintes ações:

• escutar e gravar telefonemas sem conhecimento dos indivíduos;
• acessar o e-mail pessoal e particular dos empregados;
• obter confissão mediante coação ou uso de violência.

Algumas dessas ações de investigação são permitidas apenas a entidades policiais, e em algumas situações, somente mediante autorização prévia do Poder Judiciário. A coação, a ameaça e o uso da força são proibidos em qualquer hipótese. Provas colhidas dessa forma não têm validade jurídica e não podem ser utilizadas legalmente.

Agir de forma precipitada por meio de algumas dessas ações pode prejudicar a investigação, diminuir as chances de encontrar os verdadeiros culpados e aumentar os riscos de prejuízos com ações civis e trabalhistas.

Viu como é desafiador resolver fraudes em uma organização? Por isso, o melhor jeito de fugir desse tipo de situação é implantando mecanismos antifraude. Por meio do passo a passo que ensinamos, você pode agir previamente e contornar as falhas antes que crimes como esse aconteçam.

Neste artigo, você aprendeu como evitar fraudes nas empresas. Com o que viu aqui, descobriu o que pode ser considerado fraude, as consequências delas e como proteger sua organização por meio de uma boa gestão.

Agora que você já conhece esses tipos e já sabe como se livrar deles, assista a esse vídeo do Portal Sebrae sobre fraudes envolvendo Pix e fique de olho!