Automatização de processos: como usar a tecnologia para economizar tempo

Dia a dia

Produtividade: essa é uma preocupação constante da maior parte das empresas. E não é nada difícil entender o porquê. Afinal, que empresário não gostaria de economizar tempo para que suas equipes sejam mais eficientes e gerem mais resultados com menos gastos?

Atualmente, o principal caminho encontrado para solucionar esse desafio é a automatização de tarefas. Por meio da tecnologia, as organizações são capazes de colocar inúmeras atividades no piloto automático, direcionando o tempo e a energia dos colaboradores para pontos mais estratégicos.

Não por acaso, portanto, a cultura da automatização de tarefas tem se difundido cada vez mais entre os empreendedores. Pronto você também para dizer adeus a tarefas repetitivas e de baixa complexidade? Entenda tudo sobre a automatização de tarefas e descubra o que ela pode fazer pelo seu negócio!

engrenagens coloridas que significam todos os processos que precisam ser automatizados
Automatize seus processos

Afinal, o que é automatização de processos?

Como o próprio nome já indica, a automatização de tarefas consiste no uso da tecnologia para automatizar atividades dentro da empresa. Mais que ações temporárias, a automatização traz uma mudança de mentalidade empresarial. Ao trilhar esse caminho, a companhia inicia um movimento para otimizar ao máximo seus recursos.

Vale lembrar que, na verdade, a automatização já faz parte da nossa rotina. Um exemplo disso é o agendamento de pagamentos bancários, seja por transferência ou até mesmo por débito em conta. Podemos citar também as respostas automáticas de e-mail que algumas pessoas adotam quando saem de férias. Você usa isso no seu dia a dia, mas nunca tinha percebido do que se trata?

Como você pode ver, a automatização de tarefas já se encaixa naturalmente no cotidiano das pessoas e também das empresas. A única barreira ainda existente para que ela seja implementada em maior proporção é justamente a falta de conhecimento sobre suas possibilidades de uso. Mas essa história acaba agora. Continue lendo para saber mais!

Quais os benefícios dessa automatização?

É óbvio que um dos maiores benefícios da automatização é a economia de tempo. Mas as vantagens não param por aí. Veja só!

Aproveitamento da mão de obra

O clássico ditado que diz que tempo é dinheiro nunca foi tão verdadeiro. Já parou para pensar que toda vez que uma empresa economiza tempo para executar uma tarefa repetitiva ela está, na verdade, permitindo que um colaborador trabalhe em uma atividade de maior importância?

Quem empreende sabe muito bem que os custos com a folha de pagamento estão entre os maiores gastos das empresas. Por isso, ao redirecionar funcionários para as funções certas, aproveitando melhor seu potencial, o gestor faz também um melhor uso do investimento em recursos humanos.

Aumento da eficiência

Com a automatização, menos ações são feitas manualmente, certo? Como consequência, a quantidade de erros e de inconsistências diminui significativamente. Trata-se, afinal, de uma estratégia que traz padronização, melhorando a qualidade dos processos e reduzindo o retrabalho.

Nas linhas de produção, por exemplo, a montagem automatizada de peças tem qualidade superior se comparada à montagem por mão de obra humana. O mesmo se aplica às atividades de processamentos de dados, como a elaboração e a análise de planilhas e estatísticas.

empreendedor segurando uma lampada, que significa a busca constante sobre inovação
Inovação

Incentivo à inovação

Quanto menos tempo é gasto em atividades repetitivas, maior é o espaço que a empresa abre para a geração de ideias. Somado a esse ponto, a automatização ainda permite que os gestores tenham acesso a inúmeras informações sobre as tarefas executadas. As análises desses dados geram insights que dão origem a novas soluções.

Que tarefas podem ser automatizadas?

Por mais que a automatização já esteja presente em todos os setores, tem mais força em alguns que em outros. Conheça agora mesmo alguns exemplos e avalie se eles se encaixam na sua realidade empresarial!

Financeiro

Os cuidados com o financeiro costumam ser um desafio e tanto para muitas corporações. Nesse contexto, se o preenchimento manual de planilhas é suficiente logo no início do negócio, com o tempo, a empresa começa a buscar alternativas para reduzir os erros, aumentar a eficiência e economizar tempo. A que recorrer?

Atualmente, é muito comum o uso de plataformas e sistemas de gestão financeira empresarial. Para você ter uma ideia, essas soluções permitem que o gestor automatize funções como:

  • emissão, envio e recebimento de notas fiscais;
  • geração e envio de boletos;
  • cruzamento de dados, fazendo a integração bancária e contábil;
  • conciliação bancária;
  • DRE gerencial;
  • atualização das contas a pagar e a receber;
  • registros de entrada e saída de produtos em estoque.

Marketing

Hoje em dia, quem lança um negócio logo cria páginas e perfis nas redes sociais, não é mesmo? No entanto, o que nem todo dono de negócio sabe é que é possível automatizar inúmeras atividades de marketing. Alguns exemplos são:

  • postagens em redes sociais;
  • disparos de sequências de e-mails;
  • testes de diferentes opções de páginas, anúncios e e-mail marketing;
  • gestão de potenciais clientes (leads);
  • publicação de conteúdos em blog.

Dentre várias empresas que oferecem diversos tipos de parceiros, destacamos Terra Empresas que oferece serviços e valores que cabem no bolso do empreendedor. Vale dar uma olhada no site já que oferece desde de compra de domínio até anúncios para divulgar sua loja virtual.

Empreendedor assinando documentos e contratos da empresa
Processos jurídicos

Jurídico

Você sabia que a gestão de contratos é uma das atividades com maior índice de automatização nas empresas? Atualmente, já não é mais necessário imprimir, assinar, escanear e enviar contratos de forma lenta e manual. Ao contar com uma plataforma de assinatura e gestão eletrônica de documentos, é possível usar a assinatura digital para agilizar transações de qualquer tipo. Assim, o fechamento de negócios ganha muito mais agilidade!

Comercial

No setor comercial, a automatização também é muito bem-vinda, aumentando a lucratividade e a eficiência operacional. Algumas das tarefas comumente automatizadas nesse caso são:

  • o controle das despesas, identificando automaticamente oportunidades de cortes de gastos;
  • o controle de faturamento, acompanhando números e gerando relatórios estratégicos;
  • as vendas, executando desde o monitoramento das interações com potenciais clientes até o direcionamento dos leads para diferentes vendedores;
  • as tomadas de decisão, gerindo preços e promoções de forma automatizada e integrada, de acordo com a quantidade de itens no estoque.

Como aplicar a automatização de tarefas?

Quando o assunto é automatização de tarefas, o importante é dar o primeiro passo. É isso mesmo: você não precisa automatizar todos os setores do negócio da noite para o dia, mas é importante começar o quanto antes para poder colher logo os benefícios. Pensando nisso, separamos aqui algumas dicas para ajudá-lo a começar. Acompanhe!

Use um software CRM

Sigla para Customer Relationship Management (gestão do relacionamento com o cliente), o CRM é um tipo de software que ajuda a monitorar todas as interações entre a empresa e seus potenciais clientes. Quer entender melhor?

Pense: seu negócio provavelmente recebe diversas ligações, e-mails e mensagens todos os dias, não é verdade? Mas o que acontece quando esses potenciais clientes não fecham negócio com você? Onde você armazena seus dados? Você sabe quando é hora de entrar em contato de novo? Com um CRM, a empresa tem um sistema que faz a gestão de todas essas informações automaticamente, organizando o relacionamento e gerando vendas.

Automatize seu marketing

Especialmente no universo do marketing, a automatização é bem acessível para os empreendedores. Se você criou uma página corporativa no Facebook, por exemplo, pode agendar postagens por conta própria. Por mais que, ao menos no início, tudo pareça muito desafiador, basta estudar um pouquinho as possibilidades para começar a automatizar sua divulgação!

Aposte em uma ferramenta de integração

Atualmente, as empresas usam inúmeros aplicativos, sites e plataformas ao mesmo tempo. Assim, acaba ficando fácil se perder e gerar confusões de informações. Felizmente, porém, já existem ferramentas como o IFTTT, capaz de integrar todos os seus dispositivos e aplicativos, colocando-os para trabalhar em conjunto. Assim, se um dado é atualizado no e-mail da empresa no celular, por exemplo, as informações são puxadas para o software CRM usado no computador do escritório.

Depois de conhecer as principais vantagens da automatização de tarefas, chegou o momento de colocar esse conhecimento em prática. Que tal identificar em seu próprio negócio tarefas repetitivas que podem ser automatizadas e buscar soluções para automatizá-las? Você vai ver como, em breve, colherá os resultados dessas ações estratégicas!

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Publicada em 24/08/2018 - Fonte: Serasa Empreendedor
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